Spor en manglende CRM-post gennem integrationens trin
Når en ordre eller henvendelse mangler i CRM, er det fristende at genstarte hele integrationen. En mere præcis første opgave er at finde det sidste sted, hvor netop den post kan dokumenteres.
Definér den forventede post
Shopifys nye app-logs giver inspiration til en mere konkret fejlsøgning. Metoden her er min generelle anbefaling og forudsætter ikke, at Shopify viser, hvad der sker inde i virksomhedens CRM.
Saml fire oplysninger
Notér kildepostens id, tidspunkt med tidszone, den forventede handling og destinationen. Brug et eksempel, der sikkert burde være omfattet af integrationens regler. En post, som bevidst er filtreret fra, er ikke nødvendigvis en fejl.
Et tænkt eksempel er en B2B-ordre, som skulle oprette en salgsopgave. Skriv både hvilken ordre og hvilken opgave der forventes. At ordren findes i webshoppen beviser ikke, at betingelserne for opgaveoprettelse var opfyldt.
Følg kæden ét trin ad gangen
Undersøg, om hændelsen blev dannet, sendt, modtaget og behandlet. Registrér hvert led som fundet, fejlet eller endnu uafklaret. Brug fælles reference-id, hvis systemerne har et, og notér hvilken dokumentation der støtter hvert trin.
Hvis modtagelsen er bekræftet, men behandlingen er ukendt, er det dér næste kontrol hører til. Det sparer en gentagelse af de dele, der allerede er dokumenteret.
Kontrollér filtre og omformning
Se efter, om værdier blev ændret mellem kilde og destination. En tom kategori, et andet stadienavn eller en regel om kundetype kan forklare, hvorfor posten ikke kom med. Det er mulige hypoteser, som skal testes på det konkrete eksempel.
Gem kun de nødvendige identifikatorer i fejlnotatet. En kopi af hele kundekortet gør ikke i sig selv årsagen lettere at finde.
Afslut ved det ønskede resultat
Når fejlen er rettet, kontrollér både at den korrekte opgave findes, og at der ikke er skabt en ekstra kopi. Skriv det konkrete resultat og tidspunktet i sagen. Hvis én post blev repareret manuelt, må det ikke beskrives som bevis på, at den automatiske strøm fungerer.
Et afsluttet fejlforløb skal kunne forklare, hvor kæden brød, hvad der blev ændret, og hvordan resultatet blev kontrolleret. Først da kan teamet bruge sagen som grundlag for næste driftsbeslutning.