Kontrollér mailkonflikter, før en HubSpot-kontakt gendannes
En kontakt blev slettet, og en kollega har siden oprettet personen igen. Nu skal den gamle post gendannes. Det er værd at afstemme begge poster først, så forsøget på at redde historik ikke bliver til endnu en uklar kunderegistrering.
Find den konkrete slettede post
HubSpots gendannelsesværktøj kan gendanne understøttede poster op til 90 dage efter sletning. Det kræver Account access samt Add and edit users. Permanente og GDPR-relaterede sletninger ligger ikke i papirkurven.
Vores anbefaling er at notere postreference, sletningstidspunkt og ønsket resultat, før en administrator handler. En kontakt, der ikke findes i en almindelig visning, er ikke alene bevis på sletning. Afklar først, om den konkrete post faktisk er i gendannelsesoversigten.
Undersøg aktive mailadresser
HubSpot kræver, at ingen aktiv kontakt har den slettede kontakts mailadresse som primær eller ekstra adresse. Et sådant match forhindrer gendannelse. Undersøg derfor begge adressetyper på en eventuel ny post.
Lad den ansvarlige afklare, hvilken post der repræsenterer personen, og hvordan den eksisterende historik skal bevares. Ændr ikke en rigtig mailadresse alene for at få en knap til at virke. Skriv den ønskede sluttilstand ned og få den konkrete oprydning afstemt.
Kontrollér årsagen og historikken bagefter
Hvis en workflowregel slettede kontakten, advarer HubSpot om en mulig sletningssløjfe. Reglen skal håndteres, så kontakten ikke straks slettes igen. HubSpot oplyser også, at nogle tilknyttede data fortsat kan mangle efter gendannelse.
Gennemgå derfor den nødvendige kundehistorik og de aktuelle relationer efter handlingen. Rapportér præcist, hvad der er tilbage, og hvad der mangler. En synlig kontaktpost er et nyttigt resultat, men er ikke i sig selv dokumentation for en fuldstændig gendannelse af hele sagen.