Hold styr på private og delte mailskabeloner i Pipedrive
En sælger har rettet en opfølgningsmail, mens kollegaen stadig bruger den gamle formulering. Når mailskabeloner kopieres, bør teamet vide, hvilken version der er fælles, og hvem der vedligeholder den.
Kontrollér synlighed og hvem der ejer skabelonen
Pipedrives skabeloneditor har et navn og et valg mellem private og shared. Almindelige brugere kan kun redigere skabeloner, de selv har oprettet. En delt skabelon fra en anden bruger kan tilpasses og gemmes som en ny skabelon.
Vores anbefaling er at have et genkendeligt navn på den fælles standard og en navngiven ansvarlig. Hvis en medarbejder laver en variant til et bestemt formål, bør navnet vise forskellen. Ellers kan to næsten ens navne skjule forskellige løfter om pris, indhold eller næste skridt.
Gennemgå mere end selve brødteksten
Pipedrive understøtter emnelinje, brødtekst og vedhæftninger i skabeloner. Merge fields kan indsætte oplysninger fra blandt andet personer og handler og kan også bruges i emnelinjer og links.
Ved en versionsændring bør kontrollen derfor omfatte hele kladden. Åbn den med en relevant intern eksempelpost, og læs modtager, emne, tekst, links og bilag. Undgå at sende en rigtig kundemail alene for at undersøge, om en skabelon er blevet opdateret.
Gør det let at vælge den vedligeholdte version
Under Choose template og Manage templates kan skabeloner omarrangeres ved at trække dem. Det kan gøre den relevante version lettere at finde i listen.
Aftal, hvordan en erstattet variant mærkes eller udfases med dens ejer. Kontrollér først, om den stadig dækker et særskilt behov. Notér kort, hvad den nye version ændrer, og lad en kollega vælge den fra listen og gennemgå kladden, før den indgår i den fælles rutine.