Kontrollér identiteten, før du fletter kontakter i HubSpot
Dubletter deler kundehistorikken og gør opfølgning besværlig. Men en forkert sammenfletning kan blande to menneskers sager. Gør derfor oprydningen til en beslutning om identitet, før den bliver en handling i CRM.
Saml et bevis for samme person
Vores anbefaling er at sammenligne kontaktoplysninger, virksomhed og den konkrete historik. Et identisk navn er et signal til undersøgelse; det er ikke et tilstrækkeligt grundlag alene.
Forestil jer to poster for en person, der har skiftet job. Den gamle og den nye mailadresse kan tilhøre samme person, men virksomhedsskiftet skal stadig bevares forståeligt i historikken. To kolleger med samme navn kræver derimod hver sin post. Notér, hvad der afgør sagen, og lad tvivlstilfælde vente.
Vælg hovedpost og værdier bevidst
HubSpot kan flette to poster af samme objekttype. Den tilbageværende post samler aktiviteter, relationer og de fleste egenskabsværdier. I dialogen kan man vælge værdier, som skal bevares; hovedpostens værdier er som udgangspunkt valgt.
Sammenfletning kan ikke fortrydes med en unmerge-funktion. HubSpot kræver Merge records- eller Super Admin-rettighed. Læs derfor feltvalgene før den endelige handling og undersøg den objektspecifikke adfærd, hvis andre objekttyper skal ryddes op.
Gennemgå relationerne som en del af oprydningen
Lav en kort kontrolliste for den konkrete kontakt: åbne handler, relevante virksomheder, sagsansvarlig og de oplysninger, som integrationer bruger til at genkende posten. Kontrollér de forventede forbindelser efter sammenfletningen.
Undgå at antage, at et bestemt Record ID altid bevares. HubSpots aktuelle vejledning beskriver en særskilt offentlig beta for bevarelse af hovedpostens ID. Hvis en integration afhænger af ID’et, skal dens håndtering af en sammenfletning afklares på den konkrete konto.
Efterkontrollér uden at gentage handlingen
HubSpot oplyser, at alle aktiviteter kan være op til 30 minutter om at synkronisere. Mergehistorikken kan undersøges gennem egenskaben Merged [record] IDs.
Gem de oprindelige postreferencer og den forventede sluttilstand i jeres interne oprydningsnotat. Hvis noget mangler umiddelbart efter handlingen, så afstem status og historik før en ny oprydning. Afslut først, når den ansvarlige kan følge den rigtige persons aktuelle sag og relevante forhistorie.