Opdatér HubSpot med Record ID uden at ramme de forkerte poster
En fil med de rigtige navne kan stadig opdatere de forkerte kunder. Når eksisterende HubSpot-poster skal rettes samlet, er den vigtigste kolonne den, der entydigt fortæller, hvilken post hver række tilhører. Her er en arbejdsform til en kontrolleret opdatering.
Vælg identifikator før kolonner
HubSpot bruger entydige identifikatorer til at genkende poster under import. For kontakter kan det være e-mail, for virksomheder domænenavn, og for eksisterende poster kan Record ID bruges. Når Record ID er mappet i importen, har det forrang for andre mappede identifikatorer.
Det gør et eksportudtræk med Record ID velegnet til en afgrænset rettelse. Min anbefaling er at beholde ID-kolonnen urørt og kun medtage de felter, som opgaven faktisk skal ændre. Et kundenavn er nyttigt til menneskelig kontrol, men bør ikke være den eneste nøgle i arbejdspapiret.
Bevar forbindelsen mellem ID og værdi
Forestil dig, at 40 deals skal have rettet en intern kategorisering. Eksportér de relevante poster, lav en kopi til arbejdet, og behold det oprindelige udtræk som sammenligningsgrundlag. Eksemplet er en metodebeskrivelse, ikke et gennemført kundeprojekt.
Sortér altid hele tabellen. Hvis kun kategorikolonnen flyttes, kan filen stadig se pæn ud, mens værdierne nu tilhører andre ID’er. Jeg ville tilføje en kontrolkolonne, hvor hver ændret række får en kort begrundelse, og lade en kollega sammenholde et udvalg med CRM-posterne.
Gør prøven lille og repræsentativ
En prøve bør indeholde de situationer, som kan gå forskelligt: et felt med eksisterende indhold, et tomt felt og en række, der slet ikke skal ændres. Fastlæg det forventede resultat for hver af dem, før importen startes.
Kontrollér objekt og feltmapping i HubSpot, herunder hvordan eksisterende værdier skal håndteres. Efter prøven åbnes de faktiske poster igen. En besked om, at filen er behandlet, bør suppleres med kontrol af de felter, der var opgavens formål.
- Kontrollér ID, navn og den ønskede nye værdi sammen.
- Fjern unødvendige kolonner fra importfilen.
- Stop ved uventede oprettelser eller ændringer, og afklar mappingen før næste del.
Luk importen med en afstemning
Sammenhold det planlagte antal rettelser med det faktisk ændrede antal. Gem filversion, tidspunkt og eventuelle fejl som ét samlet importspor. En fejlbehæftet række skal have en forklaring, ikke bare forsvinde fra optællingen.
Behold oprettelse af nye poster som en særskilt beslutning. Hvis opgaven kun er at rette kendte deals, bør en række uden et sikkert match undersøges, før den får lov at skabe en ny post. Det gør næste import lettere at kontrollere.