Giv den fælles opgavekø i HubSpot en klar arbejdsregel
En fælles kø kan hjælpe salgsteamet med at tage nye henvendelser, når en kollega er optaget. Men en opgave, som alle kan se, bliver ikke nødvendigvis løst. Køen har brug for et fælles formål og en konkret regel for at tage arbejdet.
Brug køen som gruppering af opgaver
HubSpot beskriver task queues som mærkater til at gruppere, filtrere og dele opgaver. I en delt kø kan flere brugere se og afslutte de samme opgaver. Funktionen er tilgængelig i de angivne Starter-, Professional- og Enterprise-abonnementer for Sales Hub eller Service Hub.
En kø er derfor et praktisk sted at samle eksempelvis tilbud, der mangler en intern kontrol. Vores anbefaling er at navngive den efter næste handling: Tilbud til faglig kontrol er mere præcist end Diverse salg.
Aftal, hvordan en kollega tager opgaven
Beskriv, hvem der må arbejde fra køen, og hvordan en medarbejder gør det synligt, at vedkommende tager næste skridt. Brug teamets eksisterende ansvarsfelt eller aftalte registrering; køens navn bør ikke stå alene som ansvar.
Prøv arbejdsgangen med to kolleger og en ufarlig testopgave. Kan begge se den? Kan den ene forstå, at den anden er i gang? Kan en tredje senere se, hvad der blev gjort? Det er en organisatorisk prøve, ikke en påstand om, at køfunktionen automatisk reserverer arbejdet til én person.
Kontrollér også det, der ligger udenfor
HubSpot har et Queue-filter, som blandt andet kan finde opgaver med eller uden køtilknytning. Gem en kontrolvisning for opgaver uden kø, hvis jeres proces kræver, at bestemte opgaver altid bliver placeret.
Sletning af en kø sletter ikke dens opgaver. Ved oprydning bør den ansvarlige derfor kontrollere, hvor det resterende arbejde skal findes bagefter. Automatisk tilføjelse via workflows eller sequences kræver de relevante Professional- eller Enterprise-funktioner. Start med at få den manuelle arbejdsregel til at fungere, før mere arbejde automatisk føjes til køen.