Giv bookingkalenderen plads til arbejdet mellem møderne
En kalender kan være fuld af møder og samtidig mangle tid til at sende de aftalte tilbud. Når kunder selv booker, skal de ledige tider afspejle hele arbejdsopgaven. Regn derfor forberedelse og opfølgning med, før kalenderen åbnes.
Brug tre forskellige greb
Google Calendar tilbyder Buffer time mellem bookede aftaler og Maximum bookings per day til en daglig grænse. I Scheduling window kan man desuden styre, hvor tæt på start og hvor langt frem en tid må bookes.
Vores anbefaling er at vælge hvert greb efter et konkret problem. Buffer giver luft mellem aftaler, en dagsgrænse begrænser mængden, og et minimumsvarsel giver tid til forberedelse. De bør ikke behandles som tre måder at løse præcis det samme på.
Regn på en almindelig mødedag
Et illustrativt team har tre timer til kundemøder om formiddagen. Hvert møde varer 30 minutter, og sælgeren vil afsætte 15 minutter til noter og opfølgning efter hvert møde. Fire sådanne arbejdsblokke bruger de tre timer.
Det er en kapacitetsberegning, ikke et løfte om, at bookingværktøjet viser præcis fire tider. Den konkrete kalender kan have andre begrænsninger. Brug beregningen som udgangspunkt og kontrollér derefter, hvilke tider bookingsiden faktisk tilbyder.
Se kalenderen fra kundens side
Google oplyser, at aftaleplaner som standard har fire timers minimumsvarsel. Derfor kan en ny bookingside mangle tider senere samme dag, selv om kalenderen ser ledig ud. Man kan også ændre tilgængelighed på bestemte datoer.
Afprøv en almindelig dag, en dag med anden tilgængelighed og en tid tæt på den valgte varselsgrænse. Kig både på dagens samlede belastning og på mellemrummene. Kontrollér kontoens tilgængelige bookingfunktioner, før I lover teamet en bestemt opsætning.
Justér efter den faktiske opfølgning
Bed sælgerne notere, om de planlagte mellemrum rækker til det nødvendige arbejde. Hvis tilbud regelmæssigt bliver udskudt til aftenen, er kalenderens synlige kapacitet sandsynligvis større end den kapacitet, teamet kan levere.
Aftal også, hvem der ændrer tilgængelighed ved fravær eller kampagner. Gennemgå bookingsiden efter ændringen. En indstilling er først nyttig, når den giver kunderne realistiske tider og teamet mulighed for at følge op som aftalt.