Bevar sammenhængen mellem kolonner ved sortering i Sheets
En kundeliste skal sorteres efter næste mødedato. Navn, telefonnummer og mødedato skal fortsat høre til samme kunde bagefter. Den vigtigste forberedelse er derfor at vælge det rigtige område, før rækkefølgen ændres.
Markér tabellens samlede område
Googles vejledning til sortering af et område begynder med at markere de celler, der skal sorteres. Derefter vælges Data, Sort range og Advanced range sorting options.
Vores anbefaling er at tage alle kolonner med, som tilsammen beskriver en post. Hvis datoen skal flyttes sammen med kunde-ID og kontaktoplysninger, skal de indgå i samme område. Undersøg også, om den senest tilføjede række ligger uden for markeringen.
Angiv overskriften og rækkefølgen
Når kolonnerne har titler, kan Data has header row vælges i sorteringsdialogen. Google beskriver også muligheden Add another sort column, hvis der er behov for flere sorteringsregler.
Et tænkt eksempel er først at sortere efter ansvarlig og derefter efter mødedato. Skriv den ønskede rækkefølge ned før handlingen, så kolleger kan genskabe den. Vælg en kendt række som kontrolpunkt, og gem dens kunde-ID, navn og dato i en midlertidig kontrolnote.
Kontrollér relationen efter sortering
Find kontrolrækken via dens ID efter sorteringen. Navn og dato skal stadig beskrive den samme kunde. Sammenlign også antallet af poster med udgangspunktet, og se efter overskrifter, der fejlagtigt er havnet blandt data.
Ved en uventet sammenblanding bør arbejdet stoppes, før listen bruges til opkald eller import. Gå tilbage til den bevarede kilde og undersøg området. Ret ikke kontaktoplysninger efter øjemål, når fejlen kan skyldes, at en kolonne blev flyttet uafhængigt af resten.