Vælg sammenligningskolonner, før du fjerner dubletter i Sheets
En eksport indeholder flere rækker med samme virksomhed. Det kan være gentagelser, men også forskellige tilbud eller kontaktpersoner. Før du bruger Fjern dubletter i Google Sheets, skal du vide, hvad én række repræsenterer.
Definér nøglen for én række
Google Sheets lader dig vælge, hvilke kolonner der indgår i dubletkontrollen, og om området har overskrifter. Identiske værdier kan regnes som dubletter, selv om store og små bogstaver, formatering eller formler er forskellige.
Vores anbefaling er at skrive en kort regel før oprydningen: I dette ark er én række ét tilbud, identificeret ved tilbudsnummer. Hvis udvalget i stedet kun bygger på virksomhedsnavnet, kan gyldige tilbud forsvinde. Brug en kopi af importen, så oprindelige rækker kan sammenholdes med resultatet.
Kontrollér området og et lille prøveudvalg
Markér det tilsigtede område, og gennemgå de valgte kolonner i dialogen. Google advarer om, at markering af en enkelt celle i et område kan få funktionen til at fjerne dubletter i hele området.
Lav først et lille prøveark med en ægte gentagelse og to rækker, der ligner hinanden, men skal bevares. Notér forventet antal rækker efter oprydning. Sammenhold derefter de tilbageværende identifikatorer, så et plausibelt samlet antal ikke skjuler, at den forkerte række er fjernet.
Behandl mellemrum som en særskilt kontrol
Trim whitespace fjerner indledende, afsluttende og overflødige mellemrum. Google oplyser, at hårde mellemrum, eksempelvis typen bag , ikke bliver fjernet. En tekst, som ser ens ud på skærmen, kan derfor stadig kræve nærmere undersøgelse.
Undersøg uventede forskelle på konkrete celler. Hvis oprydningen skal gentages hver måned, bør reglen for identifikatorer og normalisering følge med eksporten. Gem også antallet af rækker før og efter samt eksempler på det fjernede. Det gør næste kontrol mulig uden at gentage hele undersøgelsen.