Bevar den afleverede filversion i Google Drive
Et salgsoplæg er sendt som PDF, og samme fil bliver senere opdateret. Når en kollega skal se præcis den afleverede udgave, er den nyeste fil ikke nok. Gør versionsbevaring til en del af afleveringen, mens den rigtige udgave stadig er let at finde.
Skeln mellem uploadede filer og Google-dokumenter
Google Drive har filversioner for uploadede filer, mens Google Docs, Sheets og Slides har en anden versionshistorik. Kontrollér derfor først filtypen. En vejledning til en PDF bør ikke uden videre bruges som vejledning til et Google-dokument.
For en uploadet fil kan Manage versions bruges til at lægge en ny version ind. Google oplyser, at den oprindelige ejer forbliver ejer, også hvis en anden uploader den nye version. Ejerskab fortæller derfor ikke alene, hvem der leverede det seneste indhold.
Udpeg den version, der skal kunne findes igen
Google advarer om, at en version kan blive slettet permanent efter 30 dage, eller når der findes 100 nyere versioner. Under Manage versions kan Keep forever markere en version til bevaring. Den konkrete version kan også downloades.
Vores anbefaling er at notere leveringsdato, filnavn og den aftalte version i den eksisterende kundesag. Åbn den bevarede udgave og kontrollér et tydeligt kendetegn, eksempelvis tilbudsnummer og samlet omfang. Et flueben i en menu bør følges af en kontrol af selve dokumentet.
Gør genfinding til en del af overdragelsen
Bed en relevant kollega finde den aftalte version ud fra sagens henvisning. Kan vedkommende skelne den fra et senere udkast? Hvis ikke, skal navngivning eller afleveringsnote gøres tydeligere.
Versionsbevaring og virksomhedens øvrige backup bør have hver sin beskrevne rolle. Vores forslag er en enkel afleveringsregel: Den ansvarlige gemmer versionshenvisningen, kontrollerer indholdet og angiver, hvor en eventuel separat kopi opbevares. Så bliver dokumentationen knyttet til leverancen frem for til én medarbejders hukommelse.