Beskyttede celler og fortrolige oplysninger i Google Sheets

Beskyt beregninger mod redigering

Google Sheets kan beskytte et område eller en hel fane. I indstillingerne kan man vælge en advarsel eller begrænse, hvem der må redigere. Advarslen stopper ikke ændringen; den beder brugeren bekræfte den.

I et tænkt tilbudsark kan sælgeren indtaste antal og ydelsestype, mens den ansvarlige vedligeholder beregningsformlerne. Her er afgrænset redigering nyttig, fordi alle deltagere gerne må læse arket, men ikke behøver at ændre alle dele af det.

Skjul ikke følsomme satser bag en fane

Google understreger, at beskyttelse ikke bør bruges som en sikkerhedsforanstaltning. Indhold kan blandt andet kopieres og eksporteres. Skjulte faner er heller ikke en fortrolighedsgrænse; redaktører kan vise dem igen.

Vores anbefaling er derfor at placere oplysninger med en anden læserkreds i en særskilt fil med passende deling. Et tilbudsark til en ekstern samarbejdspartner bør ikke indeholde interne oplysninger alene med den begrundelse, at fanen er skjult.

Beskriv adgang med tre konkrete spørgsmål

Gennemgå arket efter anvendelse, så beskyttelsen følger arbejdet. Et kort skema over input, beregninger og resultat er ofte nok til at finde forskellene.

• Hvilke værdier skal modtageren selv kunne indtaste?
• Hvilke formler må modtageren læse, men ikke vedligeholde?
• Hvilke oplysninger må slet ikke indgå i den delte fil?

Afprøv med den tiltænkte brugerrolle

Kontrollér først, at inputfelterne kan bruges, og at formelområderne opfører sig som aftalt. Udfør kontrollen med den rolle, modtageren skal have. Ejerens adgang er ikke en dækkende prøve af en kollegas arbejdsgang.

Gennemgå derefter hele filens indhold, inklusive faner og hjælpedata, før den deles. Hvis et resultatark kun skal indeholde udvalgte tal, så kontrollér selve afleveringen. En flot forside ændrer ikke, hvilke oplysninger der ligger bag den i samme fil.