En Google Drive-genvej giver ikke automatisk adgang til originalen
En kollega kan se tilbudsskabelonen i projektmappen, men får en adgangsfejl ved åbning. Filen kan være en genvej til en original et andet sted. Placering og adgang skal derfor kontrolleres hver for sig.
Find originalen bag genvejen
En Drive-genvej er et link til en fil eller mappe. Den peger på originalen, så ændringer i originalen også er det, brugeren finder gennem genvejen. Oprettelsen opdaterer ikke automatisk originalens rettigheder.
Vores anbefaling er at bruge genveje, når flere teammapper skal pege på samme vedligeholdte materiale. Skriv, hvor originalen hører hjemme, og hvem der vedligeholder den. Så kan kolleger finde ejeren uden at oprette endnu en kopi for at løse et adgangsproblem.
Kontrollér både læserkreds og titel
Google oplyser, at genvejens titel er synlig for dem, der har adgang til den mappe eller det drev, hvor genvejen ligger. Det betyder ikke, at alle disse personer kan åbne originalen.
Gennemgå derfor også titlerne, når en mappe skal deles bredere. Et navn kan fortælle noget om en kunde eller en intern sag, selv om dokumentet ikke kan åbnes. Placér genvejen i en mappe, hvis læserkreds passer til den information, navnet afslører.
Afprøv den tilsigtede arbejdsvej
I et illustrativt salgsteam ligger samme produktark som genvej i to projektmapper. Bed en relevant kollega åbne det gennem den mappe, vedkommende skal bruge, og kontrollér, at det er den rigtige original og den rigtige adgangstype.
Hvis adgangen mangler, skal dokumentejeren tage stilling til originalfilens deling. Opret ikke en løs kopi som automatisk løsning. En kopi kan senere blive opdateret anderledes end den fælles version og gøre det uklart, hvilket materiale sælgerne skal stole på.
Undersøg en brudt genvej ved kilden
Ifølge Google kan en genvej bryde, når adgangen til originalen mangler, eller originalen er lagt i papirkurven eller slettet. Begynd derfor undersøgelsen med originalens tilstand.
Behold et enkelt overblik over de vigtigste fælles dokumenter og deres ejer. Ved flytning eller oprydning bør teamet afprøve de genveje, som indgår i daglige arbejdsgange. Målet er, at det fælles materiale både er let at finde og muligt at åbne for de rigtige personer.