Kontrollér filerne særskilt, når en Drive-mappe skifter ejer
En medarbejder overdrager en projektmappe, og teamet forventer, at alt materialet nu tilhører den nye ansvarlige. Den antagelse kan efterlade vigtige filer hos den tidligere ejer. Start med at skelne mellem mappen og dens indhold.
Lav en afgrænset oversigt over materialet
Google angiver, at når du gør en anden til ejer af en mappe, beholder du ejerskabet til filerne inde i den. Mappens ejer og filernes ejere skal derfor undersøges hver for sig.
Vores anbefaling er at begynde med de konkrete dokumenter, teamet fortsat skal bruge. Notér fil, nuværende ejer og ønsket ansvarlig. Undgå at markere hele overdragelsen færdig alene på baggrund af mappens delingsdialog.
Afklar kontotypen før overførsel
Ejerskab kan kun overføres til en person, som materialet allerede er delt med. For arbejds- og skolekonti kan overførslen kun ske inden for organisationen, og den nye ejer behøver ikke acceptere overførslen.
Denne afgrænsning er vigtig, hvis en ekstern samarbejdspartner skal modtage materialet. Lad den ansvarlige administrator vælge en løsning, der passer til organisationens konti og aftale. Deling, adgang og ejerskab bør fremgå som separate punkter i overdragelsen.
Efterkontrollér hver nødvendig fil
Google gør opmærksom på, at ændringer ved overførsel af mange filer og mapper kan tage tid at blive synlige. Kontrollér derfor resultatet, før den tidligere ejer forlader arbejdsforløbet.
Åbn de vigtigste filer i den nye ansvarliges normale kontekst, og kontrollér både ejer og nødvendig adgang. Notér eventuelle undtagelser med en konkret næste handling. En afsluttet mappeoverførsel er først en brugbar aflevering, når teamet har afstemt de dokumenter, som arbejdet afhænger af.