Kontrollér hele mødeserien, når synlighed ændres i Calendar
Næste statusmøde får en fortrolig agenda, og arrangøren vil begrænse detaljerne. Før indstillingen ændres, bør det afklares, om aftalen er en del af en serie. Synlighedens omfang følger ikke nødvendigvis den enkelte dato, arrangøren har åbnet.
Afklar rækkevidden før ændringen
Google Calendar angiver, at alle forekomster i en gentaget serie har samme synlighedsindstilling: default, private eller public. Et forsøg på at ændre én forekomst eller et udsnit anvendes på hele serien.
Vores anbefaling er at notere den konkrete mødedato og se, hvilke øvrige datoer der er knyttet til samme serie. Lad arrangøren beslutte, om behovet vedrører hele forløbet, eller om den særskilte samtale skal planlægges på en anden måde.
Læs Private sammen med kalenderens rettigheder
Default visibility følger kalenderens deling. Private begrænser detaljerne, men personer med den relevante udvidede redigeringsadgang kan fortsat se dem. Google gør også opmærksom på, at start, slut og opretter kan være synlige ved gæster eller bookede lokaler.
Gennemgå derfor den relevante kalenderadgang og eventuelle ressourcer sammen med indstillingen. En betegnelse som privat er ikke alene en fuldstændig beskrivelse af, hvem der kan se hvad. Hold invitationens indhold til det, som de aftalte deltagere har brug for.
Efterkontrollér en anden dato i serien
Når en autoriseret ændring er foretaget, bør arrangøren også åbne en anden forekomst og kontrollere den fælles indstilling. Gennemgå relevante rettigheder fra den tiltænkte kollegas normale kontekst.
Notér resultatet, så senere ændringer af agenda eller deltagere kan vurderes på samme grundlag. Hvis én samtale kræver en anden deltagerkreds, bør det løses som en konkret mødeaftale. En teknisk synlighedsændring erstatter ikke beslutningen om, hvem der skal deltage.