Kontrollér rækkefølgen bag farverne i Google Sheets
En forsinket opgave vises grøn, selv om teamet forventer rød. Før statusdata ændres, bør reglerne bag visningen undersøges. To korrekte betingelser kan overlappe, og den valgte rækkefølge kan afgøre, hvilken farve kollegaen ser.
Gennemgå overlappende regler
I Google Sheets ligger reglerne under Format og Conditional formatting. Google beskriver, at regler vurderes i den viste rækkefølge, og at den første sande regel bestemmer formateringen. Regler kan flyttes ved at trække dem.
Vores anbefaling er at beskrive prioriteten med almindelige ord først. Hvis både afsluttet og overskredet kan være registreret på samme række, skal ejeren beslutte, hvad farven skal betyde. Farven bør afspejle en aftalt fortolkning af oplysningerne.
Lås den rigtige del af cellehenvisningen
En tilpasset formel kan formatere en hel række ud fra én celle. Dollartegn bruges til at fastholde dele af henvisningen. Et illustrativt eksempel for området A2:E20 er =$B2="Afsluttet", hvor kolonne B fastholdes, mens rækken følger den række, der vurderes.
Kontrollér især områdets første række. Hvis data begynder i række 2, bør prøven vise, at farven læser status fra den samme post. Et forskudt udgangspunkt kan få en opgave til at arve naboens farve og se korrekt ud ved et hurtigt blik.
Prøv både overlap og en almindelig række
Lav et lille internt udsnit med én række for hver regel, én der opfylder flere regler og én der ikke opfylder nogen. Skriv forventet visning ned, og sammenhold den med resultatet.
Behold tekststatus ved siden af farven, så betydningen kan forstås uden farvetolkning alene. Ved ændringer bør rapportens ansvarlige kontrollere de samme prøver igen. En ensartet farveskala er først nyttig, når den følger den regel, teamet faktisk arbejder efter.