Brug Snooze i Gmail til en konkret senere gennemgang
En mail kræver en beslutning efter et internt møde. Den skal ses igen på et bestemt tidspunkt, selv om ingen skriver tilbage. Gmails Snooze kan hjælpe med den personlige påmindelse, når tidspunktet vælges efter det arbejde, der mangler.
Vælg et tidspunkt hvor mailen kan behandles
Google beskriver, at Snooze midlertidigt fjerner mailen fra indbakken og bringer den tilbage øverst på den valgte dag og tid. På computer findes valget ved at holde markøren over mailen og vælge Snooze.
Vores anbefaling er at vælge et tidspunkt efter den nødvendige afklaring og med plads til den næste handling. Hvis beslutningen først træffes på fredagens møde, hjælper en påmindelse fredag morgen ikke. Brug den aftalte arbejdsrytme frem for et vilkårligt standardtidspunkt.
Find mailen igen før påmindelsen
Udsatte mails kan findes under Snoozed. Google angiver også søgningen in:snoozed til at finde dem. Man behøver derfor ikke vente på det valgte tidspunkt for at læse tråden igen.
Prøv genfindingen med en harmløs intern mail, før funktionen bruges til vigtig opfølgning. Hvis afklaringen kommer tidligere, kan den ansvarlige tage næste skridt med det samme. Kontrollér samtidig, om en allerede registreret opgave skal opdateres, så samme handling ikke bliver udført to gange.
Bevar en fælles aftale når andre er afhængige af arbejdet
Skriv, hvad der skal ske ved næste gennemgang: Vælg en leveringsdato, afklar et spørgsmål eller færdiggør et svar. En mail, der dukker op igen, bliver lettere at behandle, når formålet er klart.
Ved overdragelse bør den fælles opgave fortsat vise ansvarlig, næste handling og en henvisning til dialogen. Den personlige indbakke bør ikke være eneste sted, hvor teamet kan finde en aftale. Gennemgå løbende udsatte mails, og afklar dem, som bliver skubbet videre uden en ny begrundelse.