Skeln mellem viste decimaler og afrunding i Excel
En oversigt viser pæne beløb med to decimaler, men summen afviger fra en manuel optælling. Før du retter tallene, bør du undersøge, om arket viser afrundede tal, mens formlerne stadig bruger flere decimaler.
Se på den lagrede værdi
Microsoft beskriver, at celleformatet kan vise færre decimaler, end Excel bruger i beregningen. Et tal som 1,2345 kan vises som 1,23, mens en formel, der refererer til cellen, stadig bruger den fulde værdi.
Vores anbefaling er at øge antallet af viste decimaler i en kontrolkopi og sammenligne med formellinjen. Undersøg både beløbsrækker og totalen. En ændring af udseendet kan forklare forskellen uden at dokumentere, at datagrundlaget er forkert.
Aftal hvilket trin der skal afrundes
ROUND afrunder et tal til et valgt antal cifre. Funktionen tager tallet og antallet af cifre som argumenter; to decimaler kræver et positivt andet argument på 2.
Et illustrativt eksempel er to linjer på 1,234 hver. Afrundes hver linje først til to decimaler, bliver summen 2,46. Summeres de oprindelige værdier først, bliver 2,468 afrundet til 2,47. Begge regnestykker er forståelige, men de besvarer forskellige beregningsregler.
Bevar en forklaring ved rapporten
Afklar med rapportens ejer, om beregningen skal følge afrundede linjebeløb eller en afrundet samlet værdi. Skriv reglen ved den relevante beregning, og behold de oprindelige tal under gennemgangen.
Kontrollér derefter et lille sæt kendte rækker samt den færdige eksport. Ret ikke enkelte totaler manuelt for at skjule en systematisk forskel. Den næste kollega skal kunne genskabe resultatet med samme tal og samme regel.