Vælg ét ansvarligt kildesystem for hvert delt CRM-felt
Et kundeniveau kan være synligt i CRM, support og et internt dashboard. Hvis alle tre steder kan ændre værdien uden en fælles regel, kan en rettelse blive overskrevet ved næste overførsel. Begynd derfor med feltets ansvarlige kilde.
1. Vælg feltet og dets betydning
GitHubs nye eksternt styrede egenskaber er et aktuelt eksempel på tydeligt dataejerskab. Metoden her er min anbefaling til delte CRM-felter og er ikke en beskrivelse af en bestemt CRM-integration.
Vælg ét felt ad gangen. Beskriv, hvad værdien betyder, og hvem der må beslutte en ændring. Et navn som kundetype kan dække forskellige formål i salg og support.
2. Udpeg stedet for rettelser
Aftal, hvilket system der er den ansvarlige kilde. Beskriv, hvordan en kollega melder en fejl, hvis vedkommende opdager den i et andet system.
Et tænkt eksempel er et serviceniveau, som vises i CRM, men aftales i et separat aftaleregister. En sælger bør kende vejen til rettelse frem for at ændre en lokal kopi, der senere bliver erstattet.
3. Beskriv overførslens retning
Tegn den enkle forbindelse fra kilde til modtagere. Notér, om en lokal ændring er tilladt, afvist eller midlertidig. Lad ikke integrationsværktøjets standardvalg være den eneste dokumentation for beslutningen.
Hvis to systemer af forretningsmæssige grunde skal kunne ændre samme oplysning, kræver det en særskilt konfliktregel. Afgør den med de ansvarlige, før automatiseringen sættes til at vælge en vinder.
4. Aftal håndtering af gamle eller manglende værdier
Beskriv, hvad modtageren viser, hvis en opdatering ikke er kommet frem. Overvej et synligt tidspunkt for seneste modtagelse, hvis systemet understøtter det og opgaven kræver det.
En tom kildeværdi skal også have en betydning. Den kan eksempelvis være uafklaret eller en tilsigtet fjernelse. Integrationens behandling bør følge den aftalte betydning frem for et gæt.
5. Afprøv en rettelse og en konflikt
Brug ufølsomme prøveposter. Ret værdien i kilden, og kontrollér modtageren. Afprøv derefter en situation, hvor en lokal værdi er anderledes, og se om resultatet følger den aftalte regel.
Gem forventning og observation. Aftalen er brugbar, når medarbejderne ved, hvor de skal rette en fejl, og hvad næste synkronisering vil gøre med rettelsen.