Afprøv en CRM-eksport, før systemet bliver uundværligt
Et CRM kan passe godt til salgsteamets hverdag og samtidig gøre et senere skifte besværligt. En tidlig eksportprøve viser, hvilke oplysninger virksomheden kan tage med sig, og hvilket arbejde der stadig vil mangle.
Vælg en lille sammenhængende sag
Stripes analyse af platformes plads i driften giver anledning til at undersøge afhængigheder. Guiden her er min praktiske anbefaling til softwarevalg og bygger ikke på en test af et bestemt CRM.
Brug prøvedata med relationer
Opret eller vælg ufølsomme prøvedata med en virksomhed, to kontaktpersoner, en salgsmulighed og et par aktiviteter. Tilføj et brugerdefineret felt og et lukket forløb, hvis det er relevant for arbejdet.
Skriv forventningerne før eksporten: Hvilke felter og relationer skal kunne genfindes? Hvor skal man kunne se, at kontakten hører til den rette virksomhed? En eksport af navne alene besvarer ikke de spørgsmål.
Åbn resultatet uden CRM-systemet
Undersøg filerne i et passende værktøj. Kontrollér, om datoer, tegn og feltnavne er forståelige, og om sammenhængen mellem poster kan rekonstrueres. Notér eventuelle id’er, som kræver en separat oversigt.
Et tænkt eksempel er en aktivitetsfil, der kun indeholder et internt kontakt-id. Hvis kontaktfilen ikke indeholder samme id, kan relationen være svær at genskabe. Det skal afklares med leverandøren frem for gættes ud fra navne.
Undersøg det, som ikke fulgte med
Lav en liste over historik, vedhæftninger, tilpassede felter og andre relevante elementer, som mangler i prøven. Spørg til en dokumenteret eksportvej for hvert element. Skeln mellem noget, produktet kan levere, og noget, der kræver et særskilt projekt.
Notér også de relevante adgangs- og abonnementsbetingelser. En eksportmulighed bør vurderes i den konkrete aftale, som virksomheden overvejer.
Brug fundene i beslutningen
Afslut med, hvad der kan læses direkte, hvad der kræver omformning, og hvad der stadig er uafklaret. Gem prøvefiler og felternes betydning sammen med beslutningsnotatet.
En bestået lille prøve beviser ikke en fuld migration. Den giver et tidligt, konkret billede af afhængigheden og gør det lettere at stille præcise krav, før teamets kundehistorik vokser i systemet.