Afgræns Airtable-summer i selve rollup-feltet
Et projekt viser kun åbne opgaver i en filtreret Airtable-visning, men summen indeholder stadig afsluttet arbejde. Det kan være forventet adfærd. En visning og et rollup-felt har hver sin afgrænsning.
Et visningsfilter er ikke beregningens filter
Airtable oplyser, at filtre i en tabelvisning som udgangspunkt ikke påvirker en rollup i en anden tabel. Beregningen bygger på de tilknyttede poster, også når de er skjult af visningens filter.
Vores anbefaling er at åbne én konkret projektpost og undersøge, hvilke forbindelser summen bruger. Skriv den ønskede definition først, eksempelvis timer på tilknyttede opgaver med status Åben. Det gør det muligt at kontrollere beregningen uden at gætte ud fra de synlige rækker.
Sæt betingelser på feltets datagrundlag
I rollup-feltets opsætning kan man vælge kun at medtage tilknyttede poster, der opfylder bestemte betingelser. Airtable bruger derefter kun de matchende poster til feltets resultat. SUM(values) summerer de valgte værdier.
Afprøv definitionen på et lille eksempel med én åben og én afsluttet opgave med forskellige timetal. Summen skal svare til den aftalte afgrænsning. Kontrollér derefter en statusændring og en post uden tilknyttede opgaver, før beregningen bruges i en fælles kapacitetsrapport.
Navngiv summen efter det den faktisk måler
Et feltnavn som Timer kan dække både planlagte, udførte og resterende timer. Vælg et navn og en beskrivelse, der gør kilden og betingelsen forståelig for dem, som skal træffe beslutninger ud fra tallet.
Ved ændringer bør den ansvarlige kontrollere rapporter, der allerede læser feltet. Hvis definitionen ændres fra alle opgaver til kun åbne, kan et fald i summen skyldes den nye regel. Notér derfor ændringen og afstem et kendt eksempel, så udviklingen ikke fejlagtigt tolkes som mindre arbejde.