Undgå en fast kundekobling i Notion-skabelonen
Et nyt projektnotat får den rigtige struktur, men peger på den forkerte kunde. Når Notion-skabeloner genbruges, bør faste instruktioner og oplysninger om den enkelte sag gennemgås hver for sig. En relation kan følge med kopien.
Læs de forudfyldte relationer
Notion advarer om at udfylde en relation i en databaseskabelon, medmindre alle sider oprettet fra skabelonen skal pege på de samme eksisterende sider. Det er altså ikke blot et visuelt eksempel, som automatisk tilpasses den næste sag.
Vores anbefaling er at lade kundespecifikke relationer være tomme, når skabelonen skal bruges på tværs af kunder. Skriv i stedet en kort instruktion om at vælge den rigtige post. En fast relation kan være relevant, hvis skabelonens formål udtrykkeligt er afgrænset til samme projekt.
Lav to prøver med forskellige sager
Opret to interne eksempelsider fra skabelonen med tydeligt forskellige sagsnavne. Kontrollér relationen og de øvrige forudfyldte oplysninger på begge. Prøven bør vise, om noget fra den første sag utilsigtet følger med den næste.
Gennemgå også overskrifter og instruktioner for gamle navne, datoer og aftaler. Gem et eksempel på det forventede resultat ved skabelonens vejledning. Det gør det lettere for den næste medarbejder at opdage en forkert kobling før notatet bruges i arbejdet.
Find den rigtige skabelon ved en rettelse
Notion oplyser, at databaseskabeloner hører til den database, hvor de er oprettet. En skabelon i ét register er derfor ikke automatisk tilgængelig som den samme skabelon i alle andre databaser.
Når en fejl rettes, så notér præcis, hvilken database og skabelon der blev ændret. Undersøg allerede oprettede sager særskilt frem for at antage, at de er rettet sammen med skabelonen. Afstem forkerte relationer med den ansvarlige, før fælles kundedata ændres.