Giv Zoom-venterummet en ansvarlig vært
Kunden er mødt til tiden, men sidder uden for mødet. Et venterum kan være nyttigt til at styre adgangen, når værten også ved, hvem der skal lukkes ind. Gør modtagelsen til en del af mødeforberedelsen.
Kontrollér hvem der faktisk bliver sendt i venterum
Zoom kan lade alle deltagere vente eller lade bestemte kontomedlemmer og domæner gå udenom. Hvis venterummet opsamler alle indgående deltagere, fungerer join before host ikke for det møde.
Vores anbefaling er at kontrollere den konkrete mødeopsætning før et eksternt kundemøde. En intern kollega kan have en anden adgangsvej end gæsten. En vellykket intern prøve siger derfor ikke nødvendigvis, hvordan kundens indgang ser ud.
Aftal hvem der lukker deltagerne ind
Værten kan åbne Participants og vælge Admit ud for én ventende deltager eller Admit all. Funktionen kræver et møde med venterum aktiveret og en understøttet Zoom-klient eller webapp.
Ved møder med flere eksterne deltagere bør værten kende den forventede deltagerliste og have tid til modtagelsen. Et synligt navn er ikke alene et sikkert identitetsbevis. Afklar en uventet deltager via den aftalte kontaktvej, før fortroligt indhold deles.
Prøv forløbet fra gæstens side
Lav en afgrænset prøve med en kollega uden den interne undtagelse. Kontrollér, at personen lander det forventede sted, at værten opdager vedkommende, og at værten kan lukke personen ind.
Aftal en enkel kontaktvej i invitationen, hvis kunden bliver stående i venterummet. Det løser ikke alle forbindelsesproblemer, men giver gæsten en konkret handling. Ved mødestart bør værten kontrollere ventende deltagere, før et udeblivelsesproblem konkluderes.