Afklar bevaringen, før et Trello-board fjernes
Projektet er færdigt, og teamet vil rydde op i sine boards. Før indholdet fjernes, bør ejeren afgøre, om der stadig er brug for tidligere beslutninger og materiale. En roligere arbejdsoversigt og en permanent sletning er forskellige behov.
Vælg lukning, når indholdet skal bevares
Trello anbefaler at lukke et board, hvis man vil fjerne det uden at slette indholdet. Kun lukkede boards kan slettes. Kilden understreger, at permanent slettede boards ikke kan gendannes.
Vores anbefaling er at lade projektets ansvarlige afklare bevaringsbehovet før oprydningen. Et tænkt eksempel er et afsluttet forløb, hvor teamet stadig skal kunne undersøge tidligere beslutninger. Det behov bør fremgå tydeligt, før nogen vælger en permanent handling.
Find det eksisterende board før en ny kopi oprettes
Trello beskriver en oversigt over lukkede boards fra startsidens Boards og View all closed boards. Oversigten til sletning indeholder de boards, hvor brugeren er administrator.
Hvis et board ikke længere ses i hverdagsoversigten, så få den relevante administrator til at undersøge dets status. Vores forslag er at bevare et kendt boardlink i projektets normale dokumentation. En manglende placering i én visning er ikke alene bevis på slettet indhold.
Afslut arbejdet før organiseringen ændres
Gennemgå eventuelle udeståender og den aftalte leverance, før boardet lukkes. Hvis noget flyttes videre til et andet arbejdssted, skal den ansvarlige kunne se, hvor næste handling nu hører hjemme.
Notér, om indholdet er bevaret, og hvem der kan hjælpe med at finde det igen. Lukning af et board dokumenterer en ændring af organiseringen. Den erstatter ikke beviset for, at projektets aftalte opgaver faktisk er udført, og bør derfor ikke stå alene som leverancestatus.