Gennemgå fritekstsvar, før Forms deler en resultatoversigt
En formular samler ønsker til et arrangement, og arrangøren vil vise deltagerne de samlede resultater. Inden oversigten aktiveres, bør spørgsmålene gennemgås. En resultatoversigt kan rumme mere end anonyme søjler, hvis formularen også indsamler fritekst.
Læs hvad resultatoversigten indeholder
Google beskriver, at svaroversigter viser fulde tekstsvar eller diagrammer for hvert spørgsmål. Oversigterne er synlige for alle, som kan besvare formularen. Efter indsendelse får svarpersonen et link til resultaterne.
Vores anbefaling er at gennemgå hvert spørgsmål ud fra denne modtagerkreds. Et tænkt eksempel er et åbent kommentarfelt, hvor en deltager kan beskrive en konkret kollega eller kunde. Vurder derfor det mulige indhold, før funktionen vælges.
Kontrollér den konkrete indstilling
Indstillingen View results summary ligger under Settings og Presentation. Den afgør, om en resultatoversigt deles med svarpersonerne. Google beskriver en særskilt indstilling for den bekræftelsesbesked, der vises efter indsendelsen.
Hold en praktisk kvittering adskilt fra deling af andres svar. Aftal med formularens ansvarlige, hvad deltagerne faktisk skal modtage. Behovet for at bekræfte en tilmelding betyder ikke i sig selv, at deltageren har brug for hele resultatoversigten.
Afprøv modtagerens forløb med ufølsomme data
Lav en aftalt prøve med fiktive svar, som tydeligt viser forskellen mellem en enkelt kvittering og en samlet oversigt. Åbn resultatet fra den tiltænkte svarpersons kontekst og kontrollér, hvad vedkommende faktisk kan læse.
Gem den valgte indstilling og begrundelsen i formularens normale vejledning. Gennemgå beslutningen igen, hvis nye spørgsmål tilføjes, eller modtagerkredsen ændres. Et tidligere passende delingsvalg bør ikke automatisk følge med til en formular, som nu indsamler andre oplysninger.