Skriv reviewkommentarer, som sælgeren kan handle på
Kommentarer som uklart eller bør forbedres flytter arbejdet tilbage til forfatteren uden at forklare problemet. Ved gennemgang af tilbud og produktbeskrivelser kan en lille, fast struktur gøre det nemmere at træffe den næste beslutning.
1. Peg på den konkrete passage
Googles nye API-understøttelse af kommentarer og forslag er anledning til guiden. Metoden her er min anbefaling til indholdet af et review, uanset om kommentaren oprettes af en person eller et værktøj.
Knyt bemærkningen til en bestemt sætning eller et afsnit. Hvis dokumentet kan ændre sig undervejs, så angiv også den version eller dato, som gennemgangen vedrører.
2. Beskriv det observerede problem
Skriv, hvad der mangler eller kan misforstås. Et tænkt eksempel er en leveringstekst, hvor der både står to uger og ti arbejdsdage. Kommentaren bør gøre forskellen synlig uden selv at vælge den rigtige frist.
Adskil observation fra antagelse. Skriv eksempelvis, at to formuleringer er forskellige, og bed den ansvarlige afklare, hvilken der er aftalt. Opfind ikke kundens forventning for at gøre kommentaren mere bestemt.
3. Stil ét afgrænset spørgsmål
Angiv den beslutning, der er nødvendig for at komme videre. Det kan være at vælge den korrekte produktbetegnelse, forklare en betingelse eller bekræfte, at et afsnit skal udgå.
Hvis der er flere uafhængige problemer, så adskil dem. En lang kommentar med fire spørgsmål er svær at afslutte entydigt, når kun to af dem bliver besvaret.
4. Markér forslag som forslag
Giv gerne et tekstforslag, men fortæl hvilket problem det forsøger at løse. Modtageren skal kunne acceptere hensigten og vælge en anden formulering.
En automatisk kommentar bør desuden gøre sin usikkerhed konkret. Hvis grundlaget mangler en oplysning, er den nyttige handling at efterspørge den frem for at indsætte en sandsynlig værdi i tilbuddet.
5. Luk kommentaren med en beslutning
Notér, om teksten blev ændret, om forslaget blev afvist, eller om spørgsmålet kræver mere afklaring. En lukket kommentar bør kunne forbindes med det, der faktisk skete.
Gennemgå et par afsluttede kommentarer med teamet. Hvis en kollega kan forstå problemet og beslutningen uden at rekonstruere en hel samtale, er strukturen praktisk anvendelig.