Test dokumentdeling med både en tilladt og en afvist modtager
En delingsregel er først nyttig, når den beskytter det relevante materiale og samtidig lader det nødvendige samarbejde fungere. En lille prøve med på forhånd beskrevne resultater kan afsløre både for brede rettigheder og utilsigtede blokeringer.
Skriv forventningen før opsætningen
Vælg en afgrænset dokumenttype og beskriv, hvem der må bruge den. Et tænkt eksempel er et internt prisgrundlag, som salgsgruppen skal kunne åbne, men en ekstern testkonto ikke skal. Brug syntetisk indhold frem for et ægte fortroligt dokument.
Googles dokumentation for delingsgrænser beskriver regler med indholdsbetingelser og modtagerkriterier. Guiden her beskriver selve prøvemetoden; de konkrete muligheder og nødvendige administratorrettigheder skal kontrolleres i det valgte system.
Lav en lille tabel med forventet adgang
Opret en række for hver kombination af fil og modtagertype. Medtag den interne målgruppe, en intern bruger uden for gruppen og en godkendt ekstern testkonto, hvis ekstern deling indgår i behovet. Skriv tilladt eller afvist ud for hver række før prøven.
Tilføj også en almindelig testfil, som ikke skal rammes af den særlige regel. Den gør det lettere at opdage, om opsætningen i praksis blokerer mere end ønsket. Antallet af testtilfælde skal følge risikoen og den konkrete regel, ikke en fast standardliste.
Kontrollér fra modtagerens konto
Lad en autoriseret tester forsøge at åbne filen med den relevante brugerkonto. Ejerens skærm er ikke tilstrækkeligt bevis for modtagerens adgang. Registrér kontotype, tidspunkt og resultat uden at gemme adgangskoder eller andre hemmeligheder.
Undersøg også, om filen allerede er delt gennem en anden gruppe eller et bredere link. En overraskende adgang kan skyldes en eksisterende rettighed, som ikke indgik i den første beskrivelse af prøven.
Undersøg afvigelser før udbredelse
Hvis et forventet afslag ikke indtræffer, skal den ansvarlige finde årsagen før brug med fortroligt indhold. Hvis en legitim modtager blokeres, skal det også afklares. Undgå at løse problemet ved blot at give alle adgang eller skifte til en ukontrolleret delingskanal.
Tag højde for systemets dokumenterede tid til at gennemføre ændringer. Gentag først den berørte prøve, når der er en begrundet ændring eller den forventede ventetid er gået.
Gem en kort overdragelse
Afslut med regelnavn, ejer, gennemgangsdato og resultaterne fra prøven. Beskriv, hvor medarbejderen henvender sig ved en uventet blokering. Det gør det muligt at vedligeholde delingen, uden at næste administrator skal gætte, hvilket samarbejde reglen oprindeligt skulle understøtte.