Skeln mellem ekstern chat og gæsteadgang i Teams
En samarbejdspartner kan deltage i en samtale, men kan ikke finde projektets materiale. Det er ikke nødvendigvis en fejl i filen. Begynd med at afklare, om personen har ekstern kommunikationsadgang eller faktisk er inviteret ind i det relevante team.
Vælg adgang efter samarbejdet
Microsoft beskriver external access som mulighed for at finde, ringe og chatte med personer uden for organisationen. Guest access bruges til at invitere en person ind i et team, hvor vedkommende også kan samarbejde om filer.
Skriv først den nødvendige opgave: en enkelt samtale, løbende projektarbejde eller gennemgang af et bestemt dokument. Vores anbefaling er at vælge adgang ud fra dette behov. Et ønske om at løse en manglende filadgang er ikke i sig selv et ønske om at åbne et helt team.
Kontrollér hvilken konto personen bruger
En gæst får en Microsoft Entra B2B-konto i organisationens katalog. Microsoft angiver, at gæsten skal bruge gæstekontoen og ved behov skifte organisation i Teams for at arbejde i den inviterende organisation.
Bed personen kontrollere den aktuelle organisation og den invitation, som blev accepteret. Sammenhold den præcise mailadresse med den planlagte adgang. En person kan have flere konti, og et kendt navn i en chat er ikke tilstrækkeligt til at afgøre, hvilken konto der er åbnet.
Aflever adgang med en konkret prøve
Microsofts sammenligning viser, at ekstern adgang ikke i sig selv giver adgang til Teams-ressourcer, mens gæsteadgang kan gøre det. De tilgængelige muligheder afhænger også af administratorens indstillinger.
Lad den inviterede åbne den aftalte ressource fra sin egen konto, og kontrollér samtidig en relevant ressource, som vedkommende ikke skal kunne åbne. Dokumentér resultatet og en ansvarlig for at afslutte adgangen, når samarbejdet ophører. En sendt invitation bør registreres som invitation, indtil den ønskede adgang faktisk er bekræftet.