Kontrollér rapportens historik, før kildedata udløber
En rapport over seneste års arbejde kræver et datagrundlag, som faktisk dækker året. Hvis kilden kun bevarer en kortere periode, kan et nyt udtræk være korrekt og alligevel utilstrækkeligt til rapportens spørgsmål.
1. Skriv rapportens tidsmæssige behov
GitHubs udvidede opbevaringsregler er anledning til guiden. Metoden her er min anbefaling til rapportering og fastsætter ingen juridisk opbevaringsfrist.
Beskriv, hvilken periode rapporten skal dække, og hvor langt tilbage læseren forventer at kunne undersøge enkeltposter. De to behov kan være forskellige.
2. Find kildens faktiske grænse
Kontrollér den relevante indstilling og eventuelle overordnede begrænsninger. Notér, hvilke datatyper den gælder for. Antag ikke, at statusposter, logs og vedhæftninger nødvendigvis har samme levetid i alle systemer.
Sammenhold indstillingen med de ældste poster, som faktisk er tilgængelige. En ny indstilling siger ikke alene, hvad der findes af tidligere data.
3. Beskriv huller i grundlaget
Angiv den første og sidste dækkede periode i udtrækket. Hvis der mangler historik, skal rapporten vise begrænsningen frem for at fortolke fraværet som nul aktivitet.
Et tænkt eksempel er en årlig oversigt, hvor kun de sidste måneder findes i kilden. De tidligere måneder kan ikke uden videre præsenteres som måneder uden arbejde.
4. Vælg hvad der er nødvendigt at bevare
Afklar, om formålet kræver aggregerede tal, enkelte leveringsbeviser eller detaljeret historik. Gem kun det relevante materiale på et godkendt sted med passende adgang.
Bevar definitionen af målingen sammen med tallene. En samlet værdi uden forklaring på, hvilke poster der indgik, kan være vanskelig at sammenligne med en senere rapport.
5. Afprøv et senere genopslag
Brug et kendt eksempel og kontrollér, om en kollega kan finde det nødvendige grundlag via den aftalte opbevaring. En fil, som findes, er ikke automatisk læsbar eller forståelig.
Afslut med en tydelig note om dækningsperiode, kendte huller og ansvar. Så kan rapporten bruges til det spørgsmål, datagrundlaget faktisk kan besvare.