Giv pivottabellen en rækkefølge, der følger salgsarbejdet

Aftal hvilket spørgsmål tabellen skal besvare

Googles nye manuelle sortering i Sheets giver en aktuel anledning til at gennemgå rapportens opbygning. Metoden her handler om læserækkefølge og kan bruges uafhængigt af det konkrete regnearksprogram.

Skriv den ønskede rækkefølge uden for tabellen

Notér de kategorier, læseren skal se, og hvad deres placering betyder. I et tænkt eksempel kan rækkefølgen være ny henvendelse, afklaring, tilbud og afsluttet. Afgør særskilt, hvor tabte eller ukendte sager skal stå.

Hvis formålet i stedet er at finde den største gruppe, kan sortering efter antal være mere passende. Vælg én primær logik, og forklar den i rapportens titel eller note. Undgå at skifte logik lydløst mellem møder.

Flyt visningen og kontrollér datagrundlaget

Anvend den valgte rækkefølge og sammenlign totalen før og efter. Kontrollér, at alle relevante kategorier stadig er med, og at undergrupper følger den tilsigtede struktur. En omrokering bør ikke bruges til at skjule kategorier, som er besværlige at forklare.

Gem et lille kontroludtræk, hvis rapporten bruges til tilbagevendende beslutninger. Det gør det muligt at skelne mellem en ændret visning og ændrede data.

Afprøv en ny og en tom kategori

Tilføj i en testkopi et eksempel med en kategori, der ikke fandtes i den oprindelige rækkefølge. Undersøg, hvor den vises efter opdatering. Kontrollér også, hvordan en tom eller ukendt værdi bliver præsenteret.

Formålet er at opdage, om rapporten stadig er forståelig, når data udvikler sig. En løsning, der kun virker med dagens kendte kategorier, kan kræve løbende manuel vedligeholdelse.

Hold præsentation og resultat adskilt

Bed en kollega forklare tabellen uden mundtlig hjælp. Kan vedkommende se, om rækkefølgen viser proces, størrelse eller prioritet? Ret betegnelserne, hvis svaret er uklart. En god sortering gør tallene lettere at forstå, men ændrer ikke kvaliteten af de registreringer, som opsummeringen bygger på.