Gennemgå fragtposterne på én ordre, før du tolker rapporten
En samlet profitværdi fortæller ikke i sig selv, hvilke fragtposter rapporten har medtaget. Begynd med én kendt ordre, når tallene ændrer sig eller ikke stemmer med teamets forventning.
Afgræns kontrollen til rapportens data
Shopifys opdatering af fragt- og tolddata er en aktuel anledning. Guiden beskriver en teknisk kontrol af en driftsrapport. Virksomhedens regnskabsmæssige behandling skal afklares særskilt af den ansvarlige.
Vælg en ordre med et kendt grundlag
Notér ordreidentifikation, rapportnavn, periode, filtre og tidspunkt for udtræk. Vælg en ordre, hvor de relevante omkostninger kan efterprøves i virksomhedens egne tilladte kilder. Kopiér kun de nødvendige oplysninger til kontrollen.
Lav en række for hver type post, som rapporten forventes at medtage. Angiv kildebeløb, valuta og den værdi, rapporten viser. En tom værdi bør stå som manglende eller uafklaret, indtil dens betydning er kendt.
Undersøg forskelle før du summerer
Kontrollér om to poster beskriver forskellige omkostninger eller to gengivelser af den samme. Notér eventuelle omregninger og hvilket tidspunkt oplysningerne vedrører. Summér først, når sammenligningsgrundlaget er tydeligt.
Et tænkt eksempel er en ordre med særskilt fragt og en anden leveringsrelateret post. Hvis den ene mangler i et tidligere udtræk, kan forskellen i rapporten skyldes bedre datadækning. Det er en mulig forklaring, som skal efterprøves, ikke en konklusion på forhånd.
Markér det, der stadig mangler
Brug forskellige statusser for bekræftet nul, manglende data og en post, som ikke gælder ordren. De tre situationer kan ellers komme til at ligne hinanden i et regneark og give læseren en forkert sikkerhed.
Giv hver uafklaret forskel en konkret næste handling. Det kan være at kontrollere rapportdefinitionen eller finde det relevante bilag. Udvid først til flere ordrer, når metoden for den første er forståelig.
Skriv en forklaring, der kan genbruges
Afslut med, hvilke poster der var med, hvilke der manglede, og om forskellen er forklaret. Bevar udtrækket og kontroltidspunktet. En kort forklaring på en kendt ordre kan gøre teamets næste rapportgennemgang mere præcis, uden at én stikprøve bliver gjort til bevis for alle butikkens ordrer.