Planlæg en international mødeserie med tydelige lokale tider
Et enkelt internationalt møde kan passe alle, mens den samme ugentlige serie bliver upraktisk nogle måneder senere. Før serien oprettes, bør teamet aftale, hvilken lokal tid der skal holdes fast, og hvem der kontrollerer ændringer.
Vælg den tidszone, serien følger
Calendar-nyheden om tre synlige tidszoner giver en aktuel anledning til at gennemgå mødeplanlægningen. Denne guide er min anbefaling til selve aftalen mellem deltagerne, også når de bruger forskellige kalenderprogrammer.
Indsaml arbejdstider frem for kun bynavne
Notér hver deltagers relevante kontor eller aktuelle arbejdssted og acceptable mødevindue. To personer i samme tidszone kan have forskellige arbejdstider. Spørg også, om der er faste kundemøder, som gør bestemte dage uegnede.
Vælg derefter en ankertidszone, som seriens starttid skal følge. Skriv den i planlægningsnotatet, så en senere mødearrangør kan forstå, hvorfor en anden deltagers lokale tid kan ændre sig.
Gennemgå datoerne fremad i serien
Kontrollér første møde og udvalgte senere forekomster i deltagernes lokale tidszoner. Brug kalenderens konkrete datoer frem for en fast, håndskrevet tidsforskel. Gennemgå særligt perioder, hvor deltagerne skifter arbejdssted, eller tidszonernes indbyrdes forskel ændres.
Et tænkt eksempel er en serie, der skal følge kundens arbejdstid. Hvis specialistens lokale mødetid flytter sig, kan teamet vælge en undtagelse for den berørte uge i stedet for at ændre hele serien.
Aftal hvem der tager de ubekvemme tider
Hvis alle ikke kan mødes i normal arbejdstid, skal belastningen være et bevidst valg. Overvej rotation, kortere fælles møder eller skriftlig forberedelse, så kun nødvendige deltagere skal deltage hver gang.
Notér beslutningen og en dato for at tage den op igen. En ny kollega eller et nyt kundekontor kan ændre, hvad der er rimeligt.
Kontrollér invitationen som modtager
Bed en deltager i en anden tidszone bekræfte den lokale tid for første møde og en senere forekomst. Registrér eventuelle undtagelser i kalenderen, så de ikke kun findes i en chattråd.
Det færdige resultat er en serie med kendt ankertid, aftalte arbejdsrammer og en ejer. Flere tidszonekolonner kan gøre gennemgangen lettere, men aftalen skal kunne forstås uden dem.