Mål mødelokalets brug, før I ændrer indretningen
Et lokale kan føles overbooket, selv om det står tomt en stor del af dagen. Før en virksomhed ændrer indretning eller køber mere mødeudstyr, bør den undersøge, hvilket problem medarbejderne faktisk oplever.
Vælg én beslutning
Googles annoncering af rumtælling er en anledning til at planlægge en måling. Metoden her kan bruges med de tilladte data, virksomheden allerede har; den forudsætter ikke nyt hardware.
Definér brug og ledig tid
Skriv, om undersøgelsen handler om reservationer, tilstedeværelse, antal deltagere eller oplevet kvalitet. Hold målene adskilt. Et rum kan være reserveret uden at blive brugt og bruges uden at være reserveret.
Vælg en periode, som omfatter de arbejdsdage, I vil træffe beslutning om. Notér ferier, arrangementer eller andre forhold, der gør perioden usædvanlig. Et tal uden denne sammenhæng kan give et forkert billede.
Sammenlign rum med kendte forskelle
Beskriv antal pladser, udstyr og placering for de rum, der indgår. Sammenlign ikke automatisk et lille samtalerum med et stort præsentationslokale. De kan løse forskellige opgaver og derfor have forskellige mønstre.
Et tænkt eksempel er to rum med samme kapacitet, hvor det ene ofte fravælges. Spørg brugerne om årsagen. Et teknisk problem eller støj fra gangen er hypoteser, som ikke kan aflæses direkte af en belægningsprocent.
Registrér uafklarede perioder
Hvis målingen mangler for en periode, skal den ikke behandles som nul brug. Notér datadækningen og undlad konklusioner om tidsrum, som ikke er undersøgt. Beskriv også, hvordan afvigelser mellem booking og observation bliver gennemgået.
Saml derefter få mulige ændringer, som direkte adresserer fundene. Det kan være bedre instruktion til udstyret, ændret bookingpraksis eller en mindre indretningsjustering.
Følg op på den valgte ændring
Aftal på forhånd, hvad der skal være anderledes efter ændringen, og hvornår I undersøger det. Brug samme definitioner i opfølgningen, så tallene kan sammenlignes.
Afslut med, hvad målingen støtter, og hvad den ikke fortæller. En bedre udnyttelse af lokalet er ikke automatisk dokumentation for bedre kundemøder; den vurdering kræver et andet grundlag.