Hold styr på salg og vareflytninger under en lageroptælling
En fysisk optælling og en registreret beholdning skal vedrøre det samme sted, den samme vare og et sammenligneligt tidspunkt. Ellers kan en reel bevægelse komme til at ligne en fejl. Her er en arbejdsmodel til en afgrænset optælling.
1. Afgræns området
Shopifys nye POS-optælling skelner mellem indsendelse og godkendt regulering. Det giver anledning til at beskrive, hvad den ansvarlige bør undersøge mellem de to trin. Metoden her er min anbefaling, ikke en beskrivelse af en automatisk Shopify-kontrol.
- Shopify: Run stock counts in POS Publiceret
2. Skriv hvad der tælles
Angiv sted, varevariant og den fysiske afgrænsning. Aftal, om eksempelvis baglokale, udstilling og varer lagt til side indgår. To korrekte optællinger kan give forskellige tal, hvis medarbejderne tæller forskellige områder.
Brug én kort tælleinstruks for området. Hvis en medarbejder er i tvivl om, hvor en vare hører til, skal tvivlen registreres i stedet for at blive skjult i et samlet antal.
3. Notér bevægelser i perioden
Aftal, om området kan holdes i ro under tællingen, eller hvordan salg og flytninger registreres imens. Notér start og slut, så en efterfølgende undersøgelse kan finde de relevante hændelser.
Et tænkt eksempel: Der tælles ti enheder, og én flyttes til en anden hylde, før en kollega tæller naboområdet. Uden en fælles aftale kan samme enhed blive talt to gange. Eksemplet er en illustration, ikke et observeret kundetilfælde.
4. Undersøg forskellen før godkendelse
Kontrollér først, om en anden variant eller lokation er blevet valgt. Sammenhold derefter optællingsperioden med relevante registrerede bevægelser. Gentæl den konkrete vare, hvis grundlaget stadig er uklart.
Lav ikke en samlet modregning mellem forskellige produkter alene for at få totalen til at passe. Bevar forskellen pr. vare, så den kan forklares og behandles korrekt.
5. Gem beslutningen
Notér optalt antal, forklaring, valgt handling og ansvarlig. Hvis en bevægelse forklarer forskellen, skal det fremgå; hvis årsagen er ukendt, skal den ikke erstattes af en sandsynlig historie.
Forløbet er afsluttet, når den ansvarlige kan se både resultatet og begrundelsen. Brug uforklarede gentagelser til at vælge den næste konkrete undersøgelse, frem for rutinemæssigt at regulere samme vare igen.