Lav en mødeinvitation, kunden kan handle på
En accepteret kalenderinvitation fortæller, at der er afsat tid. Den fortæller ikke nødvendigvis, at kunden ved, hvor mødet foregår, eller hvad der skal afklares. En god invitation gør begge dele tydelige uden at blive en lang salgstekst.
Begynd med det ønskede resultat
Skriv én sætning om, hvad deltagerne skal have afklaret, når mødet slutter. Et tænkt eksempel er at afgøre, om virksomhedens nuværende håndtering af nye henvendelser kræver en mere detaljeret gennemgang. Det er mere konkret end en overskrift som introduktionsmøde.
Tilpas resultatet til det, kunden allerede har accepteret. En kort afklaringssamtale bør ikke få en dagsorden, der forudsætter en købsbeslutning. Hold ukendte forhold som spørgsmål frem for at skrive dem ind som kundens erkendte problemer.
Gør sted og deltagelsesform entydige
Googles septemberopdatering til Meet viser, hvorfor stedangivelser fortjener opmærksomhed: Oplysningerne får en mere fremtrædende placering i mødeoversigten. Resten af denne guide er en generel arbejdsmetode, som også kan bruges med andre kalendere.
Brug en kort skabelon
Byg invitationen op med disse felter: Formål, tidspunkt og varighed, fysisk adresse eller videolink, deltagere og roller, højst tre spørgsmål samt nødvendig forberedelse. Angiv, hvem kunden kan kontakte, hvis vedkommende ikke kan finde ind eller deltage digitalt.
Forberedelsen bør være proportional med mødet. Hvis kunden blot skal tænke over, hvem der i dag følger op på en henvendelse, så skriv netop det. Bed ikke rutinemæssigt om udtræk fra CRM eller andre følsomme materialer for at kunne holde et indledende møde.
Kontrollér invitationen som en ny deltager
Læs den uden at støtte dig til den tidligere mailtråd. Kan du finde besøgsstedet? Er det klart, om du forventes fysisk eller digitalt? Kan du forstå dagsordenen uden interne forkortelser? Hvis et link kræver adgang, bør modtagerens adgang være afklaret før mødet.
Ved ændringer skal selve invitationen opdateres, så den ikke modsiger en senere besked. Skriv tydeligt, hvad der er ændret. Undgå at lade flere forskellige adresser eller mødelinks stå som lige gyldige muligheder.
Brug spørgsmålene til at forbedre skabelonen
Efter nogle møder kan den ansvarlige samle de praktiske afklaringer, der gik igen. Ret kun skabelonen, når det løser et faktisk behov. Målet er, at kunden kan forberede sig og møde op uden ekstra koordinering, ikke at alle invitationer skal indeholde mest mulig tekst.