Bevar forbeholdene, når kundemødet bliver til en kort opfølgning

Vælg de punkter, der kræver handling

Googles Quick notes er en aktuel anledning til at gennemgå, hvordan korte noter bruges. Denne guide er min metode til en opfølgning med bevarede forbehold; den beskriver ikke en egen test af Googles funktion.

Giv hvert punkt en status

Brug tre betegnelser: besluttet, ønsket og uafklaret. Skriv status ud for hvert punkt, inden teksten forkortes. Et kundebehov kan være vigtigt uden at være en bestilling, og en foreslået dato kan være foreløbig.

Et tænkt eksempel er levering inden månedsskiftet, hvis kunden godkender materialet. Bevar både ønsket tidspunkt og betingelsen. Hvis godkendelsesfristen ikke blev aftalt, skal den stå som et åbent spørgsmål.

Skriv handling og forudsætning sammen

Lav et kort med punkt, ansvarlig, næste handling, eventuel frist og forudsætning. Brug kun en navngiven ansvarlig eller dato, hvis der er grundlag for det. Ellers angives, hvem der skal afklare feltet.

Placér forbeholdet tæt på handlingen. En generel note nederst om, at alt er foreløbigt, er let at overse, når en kollega kopierer et enkelt punkt ind i sin opgaveliste.

Gennemgå de mest bindende formuleringer

Se efter ord som aftalt, leverer og godkendt. Kontrollér dem mod det materiale, I har ret til at bruge, eller afklar dem med mødedeltagerne. En sandsynlig fortolkning skal ikke fremstå som en dokumenteret beslutning.

Hvis teamet ændrer et punkt under gennemgangen, skal den endelige version være tydelig. Flere næsten ens noter kan få forskellige kolleger til at handle ud fra forskellige forventninger.

Brug kortet i næste opfølgning

Gennemgå, hvilke forudsætninger der nu er opfyldt, og hvilke spørgsmål der stadig mangler svar. Opdatér status frem for at kopiere hele teksten ukritisk fra møde til møde.

Slutproduktet er et kort, læsbart grundlag for næste handling. Det behøver ikke gengive hele samtalen, men det skal bevare de betingelser, som afgør, hvad virksomheden faktisk har lovet.