Lav en kontrolplan for mailhistorik før et systemskifte
Når en virksomhed skifter mailsystem, er det ikke nok at kunne åbne den nye indbakke. En kontrolplan gør det tydeligt, hvilken historik der skal være tilgængelig, og hvordan medarbejderne skal kunne genfinde den.
Definér det, kontrollen skal bevise
Googles nye IMAP-import under Workspace-opsætning er en aktuel anledning til at se på overdragelsen. Den følgende metode er min anbefaling til resultatkontrol, ikke en udført migration eller en garanti om bestemte importfunktioner.
Lav en lille liste med kendte eksempler
Vælg relevante perioder og mapper, og udpeg nogle beskeder, der er lette at identificere. Medtag eksempelvis en gammel samtale, en sendt besked og en mail med et vigtigt bilag. Brug kun indhold, som den ansvarlige har ret til at undersøge.
Notér identifikation og forventet placering uden at kopiere hele korrespondancen ind i en delt log. Formålet er at kunne finde eksemplet igen, ikke at oprette endnu et arkiv med kundeoplysninger.
Aftal forventningen før importen
Beskriv, hvilke dele af hver besked der skal kunne bruges efter flytningen. Det kan være dato, afsender, tekst og læsbart bilag. Afklar også, om mappestruktur og øvrige egenskaber er med i den valgte imports omfang.
Hvis leverandørens dokumentation ikke afgør et forhold, markeres det som et kontrolpunkt. Antag ikke, at alle funktioner fra det gamle system kan flyttes, blot fordi begge systemer håndterer mail.
Sammenlign og registrér afvigelser
Gennemfør de samme opslag i den nye postkasse. Registrér bestået, afvigelse eller ikke undersøgt for hvert punkt. Et samlet mailantal kan supplere kontrollen, men forklarer ikke alene, om et konkret bilag eller en vigtig periode mangler.
Giv hver afvigelse en ansvarlig og en næste handling. Bevar det gamle grundlag, indtil de relevante forskelle er afklaret, og undgå at kalde importen fuldført, hvis kontrollen kun dækker en del af det aftalte.
Adskil historik og daglig drift i overdragelsen
Afslut med to resultater: hvad der er dokumenteret bevaret, og hvad der er kontrolleret i den nye drift. Angiv tidspunkt og afgrænsning. Det giver medarbejderne et brugbart overblik og gør det lettere at håndtere et senere spørgsmål uden at gentage hele migrationens gennemgang.