Kontrollér præsentationen efter konvertering, før kunden ser den
En præsentation kan åbne i et nyt program og stadig have mistet en vigtig detalje. En afgrænset kontrol efter konvertering bør tage udgangspunkt i det, kunden skal kunne læse, forstå og eventuelt handle på.
Bevar originalen som sammenligningsgrundlag
Googles beta for PowerPoint-import til krypterede Slides er en aktuel anledning. Guiden her handler om indhold og funktion efter konvertering; den erstatter ikke en administrators kontrol af krypteringsopsætningen.
Udpeg de kritiske slides før gennemgangen
Vælg de sider, der bærer tilbud, betingelser, tal eller den afsluttende beslutning. Notér, hvilke elementer der skal være intakte. Gennemgå også et par slides med mere komplekst layout, hvis præsentationen indeholder dem.
Et tænkt eksempel er en tabel med to løsningspakker og en fodnote om, hvad der indgår. Tabellen kan se pæn ud, selv om fodnoten er blevet skjult. Kontrollér derfor betydningen og læsbarheden, ikke kun om der står tekst på siden.
Se filen i den faktiske præsentationsvisning
Åbn den konverterede fil som ved mødet. Se efter afbrudte linjer, ændrede skrifter, skæve figurer og billeder, der dækker tekst. Brug originalen til at afgøre, om en forskel er kosmetisk eller ændrer indholdet.
Kontrollér desuden rækkefølgen. Hvis en forklaring forudsætter en figur fra den foregående slide, skal sammenhængen stadig være tydelig efter flytningen.
Afprøv de funktioner, mødet kræver
Undersøg links, præsentationsnoter og eventuelle indlejrede elementer, som oplægsholderen skal bruge. Registrér en konkret afvigelse med slide og element, så rettelsen kan udføres uden ny fejlsøgning.
Hvis en funktion ikke følger med, vælges en bevidst løsning: tilpas præsentationen, brug et andet format eller bevar originalprogrammet til mødet. Undgå at lade modtageren opdage begrænsningen undervejs.
Godkend den version, der skal bruges
Gem den gennemgåede fil med et tydeligt versionsnavn og tidspunkt. Sørg for, at det er denne version, oplægsholderen åbner. Ved senere konvertering eller større ændringer gentages de berørte kontroller. Slutpunktet er en anvendelig præsentation med kendte begrænsninger, ikke blot en fil, der blev importeret uden fejlmelding.