Kontrollér et AI-svar fra mailen før kundemødet
Et hurtigt mailresumé kan give et godt udgangspunkt for et kundemøde. Men før du gentager et beløb eller et løfte, bør du kunne finde den besked, der understøtter det. Her er en metode til en afgrænset kontrol.
Stil ét spørgsmål ad gangen
Googles hjælpeside beskriver, at Gmail danner et AI-svar på baggrund af de mails, søgningen finder relevante. Det gør kildekontrollen vigtig, når svaret skal bruges i en konkret salgsbeslutning. Metoden her er vores anbefaling og kræver ikke et bestemt AI-produkt.
1. Afgræns den påstand, du skal bruge
Spørg eksempelvis efter seneste bekræftede opstartsdato frem for en samlet vurdering af hele kunden. Skriv, hvilken virksomhed og hvilket projekt spørgsmålet vedrører. Hvis kunden har flere samtidige forløb, skal de holdes adskilt.
Del derefter svaret i påstande: dato, omfang, pris og næste handling. Nogle kan være understøttet, selv om andre stadig er uklare. Lad ikke et flydende resumé få alle oplysninger til at fremstå lige sikre.
2. Åbn den oprindelige besked
Kontrollér afsender, modtager og tidspunkt. Læs også sætningerne omkring det relevante punkt. Et beløb kan være et foreløbigt estimat, og en dato kan være et ønske frem for en aftale.
Skriv en kort note med påstanden og et link eller en stabil reference til mailen. Hvis svaret ikke kan føres tilbage til en besked, så markér det som uafklaret i mødeforberedelsen. Det er mere brugbart end at forsøge at få assistenten til at formulere sig mere sikkert.
3. Find eventuelle senere ændringer
Søg efter efterfølgende beskeder i samme sag, også fra kolleger. Kontrollér, om et tilbud blev revideret, en dato flyttet eller et forbehold tilføjet. En korrekt gengivelse af en gammel mail kan stadig være forkert som beskrivelse af dagens aftale.
Et tænkt eksempel: Kunden foreslår mandag i en tidlig mail, men bekræfter torsdag senere i forløbet. Mødenoten skal bygge på den seneste bekræftelse og samtidig vise, hvis tidspunktet stadig mangler.
4. Gør usikkerheden til et mødepunkt
Saml højst de uafklarede punkter, der påvirker næste handling. Skriv dem som spørgsmål, kunden kan besvare. Gem bekræftede fakta adskilt fra spørgsmålene, så en kollega ikke kommer til at læse en intern antagelse som et kundeløfte.
Afslut med navn på den ansvarlige for opfølgningen og en dato. Kontrollen er færdig, når du kan forklare grundlaget for de vigtige oplysninger og ved, hvad der skal afklares. Den behøver ikke blive en fuld genlæsning af kundens samlede historik.