Kommentar, ændringsforslag eller direkte rettelse i dokumentet?
Et dokumentreview kan efterlade et spørgsmål, foreslå en ny formulering eller ændre teksten direkte. Valget bør afhænge af, hvad der er afklaret, og hvem der har ansvar for den endelige formulering.
Tre handlinger med forskellige konsekvenser
Googles nye API-muligheder for kommentarer og ændringsforslag gør forskellen aktuel for automatiserede reviewforløb. Analysen her er min vurdering af arbejdsformen, ikke en juridisk model for godkendelse.
En kommentar beder modtageren tage stilling. Et ændringsforslag viser en konkret mulig formulering. En direkte rettelse ændrer dokumentets tekst med det samme.
Brug en kommentar, når grundlaget mangler
Hvis den rigtige leveringsfrist ikke kendes, er et spørgsmål mere præcist end et færdigt tekstforslag med en gættet dato. Kommentaren skal gøre den manglende oplysning og dens placering tydelig.
Et tænkt eksempel er to modstridende produktnavne i samme tilbud. Reviewerens opgave kan være at pege på konflikten, mens den produktansvarlige afgør, hvilket navn der skal bruges.
Brug et forslag, når løsningen kan vises
Et forslag er nyttigt, når revieweren kan formulere en mulig forbedring, men en anden skal acceptere den. Modtageren kan da vurdere den konkrete tekst frem for at omsætte en abstrakt bemærkning til ord.
Forslaget bør ledsages af begrundelsen, hvis ændringen påvirker betydningen. Ellers risikerer teamet at diskutere stil, mens det egentlige spørgsmål handler om, hvad virksomheden lover kunden.
Brug direkte rettelse inden for et klart ansvar
En person med det nødvendige ansvar kan ofte rette en afklaret skrivefejl direkte. Ved automatisering bør den tilladte type rettelse være beskrevet, så grænsen ikke opstår tilfældigt fra gang til gang.
Min anbefaling er at holde faglige ændringer synlige, når de kræver en beslutning. En mere flydende formulering kan ændre et forbehold, selv om den ved første blik ligner ren sproglig redigering.
Lad afslutningen følge den valgte handling
Et spørgsmål er afsluttet, når det er afklaret. Et forslag er afsluttet, når nogen har accepteret, afvist eller ændret det. En direkte rettelse skal kunne spores til den version, der faktisk blev gemt.
Den nyttige arbejdsgang gør disse forskelle synlige. Det giver sælgeren mulighed for at se, hvad der stadig kræver en beslutning, før dokumentet bruges.