Brug filtervisninger, når kolleger arbejder i samme Google Sheet
En sælger filtrerer arket til sine egne kunder. En kollega tror derefter, at andre kunder mangler. Problemet kan være visningen frem for dataene. Vælg bevidst mellem et fælles filter og en filtervisning, når flere bruger samme arbejdsark.
Vælg det filter, der passer til samarbejdet
Google oplyser, at et almindeligt filter kan ses af alle med adgang til arket og ændres af personer med redigeringsadgang. Filtervisninger gør det derimod muligt for flere at arbejde med forskellige filtre samtidig.
På computer oprettes en filtervisning fra Data-menuen. Sortér og filtrér det relevante område, og gem visningen med et navn, der forklarer udvalget. Vores forslag er et navn som Åbne tilbud – ansvarlig Louise, så kolleger kan forstå både emne og afgrænsning.
Afprøv både en inkluderet og en udeladt række
Vælg én kendt række, som skal være med, og én som skal være væk. Kontrollér også dataintervallet: En korrekt regel kan stadig give et ufuldstændigt arbejdsgrundlag, hvis nye rækker ikke er omfattet.
Åbn den gemte visning igen og sammenhold med den almindelige oversigt. Beskriv gerne kriteriet i en kort vejledning ved arket. Det er mere holdbart end at bede kolleger huske, hvilke felter der var klikket af under sidste møde. Undersøg skjulte rækker, før fravær bliver tolket som sletning.
Del den ønskede visning med en tydelig forventning
Når en filtervisning er anvendt, kan dens URL kopieres og deles. En bruger, som kun har visningsadgang, kan oprette en midlertidig filtervisning, men den bliver ikke gemt. Det er en vigtig forskel, hvis en kollega forventer at kunne genåbne sin egen opsætning.
Vores anbefaling er at afprøve linket med en relevant kollega og kontrollere det forventede udsnit. Beskriv desuden, om linket er en arbejdsvisning eller et rapportgrundlag. En gemt filtrering fastholder et udvalgskriterium; teamet bør ikke behandle den som en dateret kopi af alle de viste værdier.