Kontrollér værdien bag et flueben i Google Sheets
To kolonner viser ens afkrydsningsfelter, men deres beregninger giver forskellige resultater. Et flueben fortæller ikke alene, hvilken celleværdi der er valgt. Kontrollér feltets validering, før det bruges som en fælles status.
Læs de valgte værdier i datavalideringen
Google Sheets understøtter egne værdier for afkrydsningsfelter, eksempelvis Yes og No. Opsætningen findes under Data, Data validation, Checkbox og Use custom cell values, hvor Checked og eventuelt Unchecked udfyldes.
Vores anbefaling er at dokumentere begge tilstande ved arket. I et tænkt kontrolforløb kan de hedde Kontrolleret og Afventer. Det skal være tydeligt, om en umarkeret celle betyder, at arbejdet mangler, eller at rækken endnu ikke er vurderet.
Afstem formlen med den faktiske statusværdi
Google beskriver, at afkrydsningsfelter kan bruges sammen med blandt andet funktioner, filtre og pivottabeller. Den praktiske kontrol er derfor også at undersøge de beregninger, der læser feltet.
Hvis rapporten leder efter teksten Kontrolleret, skal prøven vise, at et markeret felt faktisk giver den forventede optælling. Sammenhold en markeret og en umarkeret eksempelrække. Kopiér ikke en formel fra et andet ark uden at afstemme de to felters betydning og opsætning.
Lad fluebenet betyde en efterprøvbar handling
Beskriv, hvad medarbejderen skal have undersøgt, før feltet markeres. Et kontrolfelt for tilbud kan eksempelvis kræve, at pris og bilag er gennemgået. Den definition er teamets arbejdsaftale og skal kunne forstås uden kendskab til formlerne.
Før en ændring af værdierne bør ejeren gennemgå afhængige rapporter og importer. Lav en lille prøve af hele afleveringen, inklusive den værdi modtageren faktisk får. Bevar historikkens betydning, og undgå at omdøbe gamle markeringer, så de ser ud til at dokumentere en kontrol, der aldrig blev udført.