Tæl den rigtige tekst med COUNTIF i Excel
En optælling af produktkoder giver flere resultater end forventet. Hvis kriteriet indeholder en stjerne eller et spørgsmålstegn, kan Excel læse det som et mønster. Kontrollér tegnene, før forskellen bliver forklaret som dubletter i datagrundlaget.
Skeln mellem et mønster og den præcise tekst
Microsoft beskriver, at ? i COUNTIF matcher ét vilkårligt tegn, mens * matcher en vilkårlig tegnfølge. En tilde foran tegnet, altså ~? eller ~*, gør søgningen bogstavelig.
I et illustrativt udsnit med koderne A* og AB vil kriteriet A* omfatte begge. Kriteriet A~* leder efter selve koden A*. Afprøv forskellen i en lille kopi af arket, før kriteriet bruges til en lager- eller salgsrapport.
Kontrollér også store og små bogstaver
COUNTIF skelner ikke mellem store og små bogstaver i tekst. En kode skrevet med små bogstaver kan derfor blive talt med i samme kriterium som den tilsvarende kode med store bogstaver.
Vores anbefaling er at afklare, om bogstavernes størrelse har en forretningsmæssig betydning i kildesystemet. Hvis de identificerer forskellige varer, skal optællingsmetoden kunne bevare den forskel. Ret ikke selve varekoderne alene for at få den eksisterende formel til at give det forventede tal.
Gem kriteriet sammen med kontrolrækkerne
Lav et prøvesæt med en almindelig kode, en kode med en rigtig stjerne og en kode, der kun ligner mønstret. Skriv det forventede antal for hvert kriterium, og sammenhold med resultatet.
Bevar den oprindelige tekst ved siden af optællingen under gennemgangen. Når rapporten afleveres, bør dens ejer kunne forklare, om den tæller eksakte koder eller en hel kodefamilie. Det gør næste ændring af produktnavne eller koderegler lettere at kontrollere.