Læs udfaldet af en Asana-godkendelse
En godkendelsesopgave står som afsluttet, og næste medarbejder er klar til at sende materialet. Men afslutningen fortæller ikke alene, om materialet er godkendt. I Asana skal teamet læse approval-opgavens konkrete udfald.
Tre udfald afslutter en approval
Asana beskriver tre måder at afslutte en approval på: Approved, Changes requested og Rejected. En uafsluttet approval er pending. Funktionen findes på Advanced og højere samt de angivne ældre Business- og Enterprise-planer.
Brug derfor den konkrete beslutning i overdragelsen. I et tænkt tilbudsforløb kan Changes requested betyde, at en beregning skal rettes, før dokumentet må sendes. En rapport, der kun viser afsluttede opgaver, kan skjule netop den forskel.
- Asana: Approvals Læst
Knyt beslutningen til det materiale der blev vurderet
Vores anbefaling er at skrive, hvilken fil eller version der skal gennemgås, og hvad godkendelsen dækker. Hvis pris og leveranceomfang vurderes af forskellige personer, bør deres beslutninger kunne findes særskilt.
Ved Changes requested bør bemærkningen beskrive rettelsen og næste ansvarlige. Ved Rejected bør begrundelsen gøre det klart, om materialet udgår eller skal tænkes om. Undgå at lade en senere filændring fremstå godkendt alene, fordi opgaven tidligere fik Approved.
Tildeling er ikke alene en begrænsning af rettigheder
Asana oplyser, at andre end den tildelte person kan afslutte en approval. Dokumentationen peger på comment-only-projekter, når det skal begrænses til den tildelte godkender.
Gennemgå den konkrete projektadgang med ejeren, hvis beslutningen kun må træffes af en bestemt rolle. Prøv forløbet med interne eksempelopgaver og de relevante brugerroller. Kontrollér også, at næste trin reagerer på det rigtige udfald, så både ønskede ændringer og afvisninger bliver håndteret tydeligt.
- Asana: Approvals Læst