Afklar sprog og indhold, før Meet-transskriptionen bruges
Teamet ønsker et skriftligt grundlag fra et kundemøde. Før transskriptionen bliver den faste kilde til opfølgning, bør den ansvarlige gennemgå understøttet sprog og det indhold, funktionen faktisk medtager. Et dokument med mødetekst er ikke automatisk en fuldstændig mødehistorik.
Læs den aktuelle sprogliste
Googles aktuelle vejledning opregner engelsk, fransk, tysk, italiensk, japansk, koreansk, portugisisk og spansk som sprog til Meet-transskriptioner. Dansk står ikke i denne opremsning.
Vores anbefaling er at kontrollere den aktuelle funktion i den relevante konto og afprøve et ufølsomt møde på det sprog, virksomheden bruger. Undgå at love et dansk transskript alene ud fra, at selve mødet kan holdes i Meet.
Hold chat og talte ord adskilt
Google beskriver, at transskriptionen kun omfatter de talte ord i mødet. Chatbeskeder er dermed ikke en del af denne tekst. Google oplyser også, at transskription ikke kan pauses; den kan stoppes og startes igen, hvilket opretter en særskilt fil.
Et tænkt eksempel er en aftale, der præciseres i chatten, mens transskriptionen er stoppet. Lad referatets ansvarlige gennemgå de relevante kilder og tidsrum. En manglende sætning i ét dokument bør ikke alene bruges til at fastslå, at aftalen aldrig blev fremsat.
Vurdér grundlaget før opfølgningen
Notér, hvilket møde, sprog og tidsrum materialet dækker. Sammenhold centrale beslutninger, ansvar og datoer med det tilgængelige grundlag, før der formuleres et referat eller oprettes opfølgning.
Hvis dækningen er ufuldstændig, skal det fremgå ved den konkrete oplysning. Bed den relevante mødedeltager afklare en usikker beslutning gennem virksomhedens normale arbejdsgang. Et automatisk transskript kan hjælpe læsningen, mens den endelige gengivelse stadig kræver faglig kontrol.