Skeln mellem en Forms-besvarelse og mailen med en svarkopi
En deltager har udfyldt formularen, men kan ikke finde kvitteringsmailen. Før personen bliver bedt om at indsende igen, bør den ansvarlige kontrollere den oprindelige besvarelse. Formularens data og mailens levering er to forskellige ting at undersøge.
Vælg indsamling og kopi bevidst
I Google Forms kræver svarkopier indsamling af respondentens e-mail. Under Settings kan adressen indsamles som Verified eller Responder entry. Send responders a copy of their response kan sættes til When requested eller Always.
Vores anbefaling er at vælge indstillingen ud fra behovet for formularen. Hvis deltageren skal have en kopi til senere kontrol, bør vejledningen forklare, om den kommer automatisk eller skal vælges. Indsaml ikke ekstra oplysninger alene for at gøre en intern arbejdsgang bekvem.
Find besvarelsen før ny indsendelse
Under Responses og Individual kan ejeren se svar pr. person eller indsendelse. Google oplyser samtidig, at spamfiltre og andre foranstaltninger mod misbrug i nogle tilfælde kan forhindre den forventede svarkopi.
Sammenhold derfor tidspunkt og relevante svar med den henvendelse, I har modtaget. Undgå straks at oprette en ekstra besvarelse. Hvis originalen findes, kan opfølgningen handle om kopien; hvis den ikke findes, skal den manglende indsendelse undersøges særskilt.
Afprøv hele forløbet med ufarlige oplysninger
Brug en testformular eller en tydeligt markeret prøvebesvarelse, og kontrollér både registreringen og mailen i den tiltænkte modtagerkontekst. Notér valgt indstilling og tidspunkt, så testen kan gentages.
Aftal, hvem der hjælper ved en manglende kopi, og hvordan det undgås at oprette dubletter. En svarkopi bør heller ikke omtales som en faglig godkendelse af indholdet. Hvis formularen indleder en vurdering, skal den efterfølgende beslutning have sin egen besked og ansvarlige.