Navngiv milepæle i Google Docs uden at forveksle dem med godkendelse
Et tilbud er redigeret mange gange, og teamet skal finde teksten fra den interne gennemgang. Versionshistorikken er nyttig, men tidsstempler alene kan være svære at afkode. Giv de vigtige udgaver et navn, som beskriver, hvad der faktisk skete.
Navngiv den udgave der blev gennemgået
Google Docs lader jer navngive versioner i versionshistorikken. Navngivne versioner bliver ikke slået sammen med andre revisioner, og der kan være op til 40 navngivne versioner pr. dokument. Visningen kan filtreres til kun navngivne versioner.
Brug eksempelvis dato og formål: Internt review 20. oktober. Undgå navnet Kundegodkendt, hvis der alene er tale om et udkast sendt til læsning. Vores anbefaling er, at versionsnavnet fortæller en efterprøvbar hændelse og ikke et ønsket fremtidigt udfald.
Skeln mellem at kopiere og gendanne
Fra versionshistorikken kan en tidligere udgave kopieres til en separat fil eller gendannes som dokumentets aktuelle udgave. For at gennemse historikken kræves redigeringsadgang.
Hvis formålet blot er at undersøge et gammelt afsnit, kan en kopi være et mere afgrænset arbejdsgrundlag. Kontrollér kopiens deling og navn, og undgå at sende den videre som det aktuelle tilbud. Hvis hele dokumentet skal gendannes, bør de berørte kolleger kende beslutningen og de nyere ændringer, der bliver erstattet.
Knyt beslutningen til den rigtige tekst
En nyttig afleveringsnote indeholder dokumentet, versionsnavnet, tidspunktet og den faktiske beslutning. Angiv, hvem der godkendte hvad, og om der var forbehold. Navngivningen er hjælp til at finde teksten; selve godkendelsen skal kunne findes i den aftalte beslutningskilde.
Bed en kollega finde udgaven uden hjælp fra forfatteren og kontrollere et tydeligt punkt, eksempelvis leveranceomfanget. Hvis der senere ændres i tilbuddet, skal den nye tekst vurderes på sit eget grundlag. Det gamle versionsnavn bør ikke få en senere udgave til at se godkendt ud.