Kontrollér adgangen til bilag i Google Calendar
Mødet er booket, og materialet er vedhæftet. Det ser klar ud fra arrangørens konto, men gæsten kan møde en anmodning om adgang. Gennemgå derfor både den rigtige fil og den tiltænkte modtagers mulighed for at åbne den før mødet.
Vælg deling sammen med vedhæftningen
Google Calendar kan vedhæfte filer fra Drive eller uploade dem fra computeren. Hvis inviterede gæster mangler adgang, bliver arrangøren ved lagring bedt om at vælge en delingsmulighed.
Kilden skelner mellem adgang for alle med linket, adgang for begivenhedens gæster og Save without sharing. Ved det sidste valg kan gæster uden filadgang se titlen, men ikke åbne filen. Vores anbefaling er at vælge den aftalte modtagerkreds frem for blot at få dialogen lukket.
Gennemgå også det synlige filnavn
Google oplyser, at navnene på vedhæftede filer er synlige for inviterede gæster og andre, som kan se begivenhedens detaljer. Manglende adgang til selve filen skjuler derfor ikke nødvendigvis dens titel.
Et illustrativt eksempel er et internt dokument med en anden kundes navn i filnavnet. Kontrollér, at bilaget faktisk tilhører dette møde, og at navnet er passende for modtagerkredsen. Gennemgangen bør omfatte både indhold og betegnelse.
Afprøv det materiale, gæsten skal bruge
Lad en relevant intern kollega med tilsvarende aftalt adgang åbne det ufølsomme prøvemateriale. Kontrollér, at filen kan læses med de rettigheder, mødet kræver. Arrangørens egen vellykkede åbning dækker ikke modtagerens situation.
Notér den valgte fil og deling ved mødeforberedelsen. Hvis adgang mangler, bør ejeren rette den konkrete deling inden for den aftalte kreds. Undgå at gøre materialet bredt tilgængeligt alene for at få et link til at virke hurtigt.