Gennemgå møderne, før du gemmer fravær i Google Calendar
En kalenderblok med fravær kan ændre mere end kollegernes visning af din dag. I Google Workspace kan Out of office afvise møder i perioden. Gennemgå derfor de berørte aftaler, før fraværet gemmes, især når der ligger kundemøder.
Brug den rigtige begivenhed og det rigtige tidsrum
I Google Calendar oprettes fravær med Create og Out of office. Perioden kan dække hele dage eller en del af dagen, og der kan vælges gentagelse. Afslagsindstillinger og afslagstekst kan ændres før Save.
Vores anbefaling er at kontrollere start, slut og eventuel gentagelse mod den faktiske plan. Et par timers fravær bør ikke ved en fejl blive til en hel dag. Læs afslagsbeskeden som modtager: Den skal forklare næste mulighed uden at love en tid, som ikke er aftalt.
Behandl eksisterende aftaler konkret
Google beskriver, at kalenderen kan afvise møder under fraværet, og fremhæver samtidig behovet for at afvise eller flytte aftaler. En kalenderstatus afslutter ikke i sig selv dialogen om et vigtigt møde.
Gennemgå derfor de berørte kundeaftaler. Afgør, om en kollega overtager, om arrangøren skal have et forslag til ny tid, eller om mødet skal aflyses. Registrér den konkrete aftale dér, hvor teamet normalt følger kunden, så en automatisk afvisning ikke bliver den eneste forklaring.
Hold mailfravær og kalenderfravær adskilt
Googles vejledning behandler Gmails vacation responder som en separat indstilling til automatiske svar på indgående mails. En kalenderblok er derfor ikke dokumentation for, at mailbeskeden er sat op og kontrolleret.
Lav en kort afsluttende kontrol af kalender, eventuel mailbesked og overdragelse. Den kollega, der dækker, skal kende de åbne aftaler og kunne finde materialet. Ved tilbagekomst bør opfølgningen tage udgangspunkt i de faktisk håndterede henvendelser frem for at antage, at fraværsbeskeder løste dem.