Kontrollér planlagte Gmail-mails, når aftalen ændrer sig
En opfølgning er skrevet fredag og planlagt til mandag. I mellemtiden har kunden svaret eller flyttet mødet. Den planlagte besked kan nu være forkert, selv om tidspunktet stadig ser rigtigt ud. Lad planlagte mails indgå i den almindelige gennemgang af kundesagen.
Læs tidspunktet sammen med tidszonen
Gmail sender planlagte mails ud fra den tidszone, de blev planlagt i. Google oplyser også, at afsendelsen kan ske nogle minutter efter det valgte tidspunkt. Planlagt afsendelse bør derfor ikke behandles som en garanti for levering på et præcist sekund.
Vores anbefaling er at skrive dato og tidszone i teamets interne overdragelse, hvis en kollega skal kontrollere afsendelsen. Brug den aktuelle aftale med modtageren som grundlag frem for at genbruge et klokkeslæt fra en gammel skabelon.
Ret beskeden gennem den planlagte mail
Gmails vejledning beskriver ændring ved at åbne den planlagte mail, annullere afsendelsen, redigere og planlægge på ny. Når en planlagt mail annulleres, bliver den til en kladde.
Efter redigeringen bør I derfor kontrollere, at beskeden igen står som planlagt med det ønskede tidspunkt. En rettet kladde er ikke i sig selv en ny planlagt afsendelse. Læs samtidig modtagere, bilag og tekst, så en ændret dato ikke efterlader et gammelt mødetidspunkt i selve beskeden.
Sæt et kontrolpunkt ved ændringer i sagen
Forestil jer en planlagt påmindelse om et tilbud, som kunden allerede har accepteret. Den relevante handling er at undersøge og opdatere den ventende besked. At kunden har svaret, er ikke et tilstrækkeligt internt bevis for, at nogen har fjernet den planlagte opfølgning.
Aftal, hvem der gennemgår planlagte beskeder ved afbud, nye svar eller overdragelse til en kollega. Gør det til et lille trin i den eksisterende sag, så teamet undgår en separat liste, der selv skal holdes ajour. Kontrollér bagefter den faktiske mailstatus frem for alene at stole på, at ændringen blev husket.