Kend begrænsningerne i en delegeret Gmail-indbakke
En kollega kan åbne den fælles indbakke, men mangler en funktion, der findes i egen Gmail. Det kan skyldes delegationens afgrænsning. Start med at se, hvilken konto og adgangsform der faktisk er åben.
Mailadgang omfatter ikke alle tilknyttede funktioner
Google beskriver, at en delegat kan læse, sende og slette mail på kontoens vegne. Blandt funktionerne, som ikke er tilgængelige i delegerede konti, nævnes Add to Tasks, Gemini in Gmail, Smart Compose og Smart Reply.
En manglende AI- eller opgaveknap bør derfor ikke straks føre til ændringer i virksomhedens opsætning. Vores anbefaling er at sammenholde den ønskede handling med Googles liste over begrænsninger og derefter beslutte, hvor arbejdet skal udføres i den godkendte proces.
Åbn via kontovælgeren og kontrollér adressen
Googles vejledning beskriver adgang gennem profilbilledet i egen Gmail og kontoen markeret Delegated. Den åbner i en ny fane. Google anbefaler kontovælgeren frem for et bogmærke direkte til den delegerede indbakke, fordi adgangslinket kan ændre sig.
Kontrollér mailadressen øverst, før en kladde redigeres eller en besked håndteres. Brug en intern eksempeltråd ved oplæring. Det gør forskellen mellem egen indbakke og den delegerede konto synlig uden at risikere ændringer i en rigtig kundesag.
Aftal næste handling uden at kopiere unødigt
Hvis en mail skal blive til en opgave, bør teamet bruge det eksisterende fælles opgaveforløb med ansvarlig og reference til dialogen. Den manglende Add to Tasks-funktion er en anledning til at gøre overdragelsen tydelig.
Kopiér ikke automatisk hele kundetråden til en privat konto eller en anden AI-tjeneste for at genskabe en manglende funktion. Afklar først den nødvendige behandling og virksomhedens aftale om adgang. Kontrollér derefter, at en kollega kan finde både opgaven og den relevante dialog.